Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения icon

Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения


Скачать 84.89 Kb.
НазваниеАрхивоведение объект,предмет и т д. архивоведения
Размер84.89 Kb.
ТипДокументы

АРХИВОВЕДЕНИЕ

1._Объект,предмет и т.д. архивоведения. Архивоведение - это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, методические и правовые вопросы архивного дела. Объект архивоведения текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация на ином носителе. Предмет архивоведения – это архивные документы, находящиеся на архивном хранении и подлежащие архивному хранению, как текстовые, так и графические документы на различных материальных носителях - на бумажной основе, кино-фотодокументы, звукозапись, микрофильмы и другие. Как комплексная научная дисциплина, архивоведение включает ряд специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, археографию, архивное право, архивоведческое терминоведение, научную организацию труда и экономику архивных учреждений, архивную статистику, источниковедение, палеографию, дипломатику, геральдику, генеалогии, эпиграфики, нумизматики, исторической географии и других.

^ 2. Развитие архивов в древнерусском государстве. Появлению архивного дела способствовало появление письменности. Деятельность просветителей 9 века способствовала накоплению документной информации, отсюда и первые архивы в Киевской Руси. Основные виды документов: дипломатич и административные акты, договоры между князьями, жалованные грамоты, бытовая документация. Первые архивы Киевской Руси: казна княжого двора, местные архивы, архивы храмов и монастырей, Софийский Собор в Новгороде. Архивные документы использовались в юридической, хозяйственной и идеологической жизни. Документы являлись основой летописи. В 14 в. появилась дьяческая делопроизводственная система. Дьяки-должностные лица,ведущие письменное делопроизводство. Большинство документов было уничтожено татаро-монголами.

^ 3. Генеральный регламент или устав государственной гражданской службы в России XVIII—XIX веков. Устав государственной гражданской службы в России XVIII—XIX веков, изданный 28 февраля 1720 года. составлен при участии Петра I. Генеральный регламент ввёл систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого входили президент, вице-президент, члены коллегий, секретарь, нотариус, переводчик и др. Генеральный регламент определял порядок обсуждения дел в коллегиях, организацию делопроизводства, взаимоотношения коллегий с Сенатом и местными органами власти. Генеральный регламент утратил значение с изданием Свода законов Российской империи в 1833 году.

^ 4. Архивная деятельность при Екатерине II. Со временем правительства Екатерины 2ой деятельность коллегий сократилась, большинство документов было в департаменте Сената. Постепенно архивы коллегий превратились в места для хранения старых дел. Были образованы Санкт-Петербургский и Московский архивы старых дел, подчинявшиеся Сенату. Организация Московского архива оказалась несколько лучше; дела принимались в более упорядоченном состоянии, чем в Петербургском архиве.

^ 5. Архивная деятельность в советский и постсоветский период. После Октябрьской революции 1917 г. новые органы власти в центре и на местах приняли меры по охране архивов ликвидированных учреждений царского и временного правительств. Историческим ведомственным архивам в Москве и Петрограде были выданы специальные документы, сохранявшие за ними помещения. Из наркоматов в соответствующие по подчиненности ведомства в губерниях были направлены распоряжения, в которых предлагалось взять под охрану архивы местных учреждений, ликвидированных после установления советской власти. 2 апреля 1918 г. был создан Центральный комитет по управлению архивами. На него была возложена функция по временному управлению архивами, а также поставлена задача по разработке нормативного документа о реорганизации архивного дела в стране. Буквально через несколько месяцев, 1 июня 1918 г., Совет Народных Комиссаров РСФСР принял Декрет о реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической Федеративной Советской Республике, который многие десятилетия был основополагающим законодательным актом в организации архивного дела в СССР. Декрет от 1 июня 1918 г. установил составные части ЕГАФ: национализированные бывшие ведомственные исторические архивы; дела ликвидированных учреждений царского и Временного правительств; в перспективе — дела вновь организованных советских учреждений, оконченные делопроизводством и утратившие оперативное значение. 10 апреля 1929 г. было создано Центральное архивное управление Союза для общего направления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию архивными фондами общесоюзного значения. Для выполнения архивной работы, требующей специальных профессиональных знаний, необходимы были подготовленные специалисты, поэтому 3 сентября 1930 г. по постановлению ЦИК и СНК СССР был создан Институт архивоведения. С конца 1940-х — начала 1950-х гг. XX в. начинается активное выявление документов для использования их в народнохозяйственных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций и т. п. В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР и получило название Главного архивного управления при Совете Министров СССР. 4 апреля 1980 г. Совет Министров СССР принял Постановление «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и Главном архивном управлении при Совете Министров СССР». Это положение действовало более 10 лет — до момента распада СССР и принятия архивного законодательства Российской Федерации.

^ 6. Архивное право и архивное законодательство. Архивное право можно рассматривать и как научную дисциплину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законодательных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие архивное право шире, чем понятие архивное законодательство. Широкое распространение термин архивное право получил в 20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архивного кодекса РСФСР. В существующих архивных словарях термин архивное право определяется как установленная законодательными и нормативными актами совокупность норм и правил, регламентирующих деятельность государственной архивной службы. Однако в современной России это определение не отражает в полной мере всех сфер приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме государственного сектора присутствует и частный (негосударственный) архивный сектор. Прежде чем перейти к рассмотрению архивного законодательства, дадим определение законодательства вообще. Законодательство — это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающийся в издании органами власти законов. Это одна трактовка термина. Специалисты считают, что законодательство — это система не только законов, но и подзаконных актов. Закон — нормативный правовой акт, принимаемый органом законодательной власти или непосредственно народом (путем референдума), обладающий высшей юридической силой и содержащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим Наиболее важные общественные отношения.

^ 7. Основные законодательные акты в архивной сфере 90-х годов ХХ в. . Принято считать, что начало всем реформам в архивной сфере было положено известными августовскими указами Президента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ Президента РСФСР об архивах Комитета государственной безопасности был подписан 24 августа 1991 г. 1992 г. За этот год были изданы два постановления: одно — Правительства Российской Федерации «Об утверждении положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации» от 24 июня 1992 г. и второе — Верховного Совета Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., самым важным из которых был «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным действующим законодательным актом. 1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». 1995 г. Выходит постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современной законодательной базы определены статус Федеральной архивной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была утверждена структура сети федеральных государственных архивов.


^ 8. Понятие архивный документ и архив. . Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. в современной трактовке архив — это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. Ведомственные архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив. Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

^ 9. Архивный фонд РФ. . Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов. В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов. Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

^ 10. Организация документов и дел в пределах АФ РФ. . В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация. Изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам: 1) по формам собственности: архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ; архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ; 2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы; 3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах. Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

^ 11. Комплектование АФ РФ. Комплектование – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для архива составления документов, который определяется признаками классификацией АФ РФ. Цель комплектования: наиболее полная концентрация документов относящихся к профилю каждого архива. Работа по комплектования архива состоит: установление профиля архива; определение источника комплектования; определения состава документов подлежащих хранения в архиве; организация комплектования. Источник комплектования – учреждение или лица непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Критерии определения источников комплектования государственных архивов: 1. для учреждений: значения учреждения в системе органов власти и управления в отраслевой ведомственной системе, полнота образования деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций; 2.для документов личного происхождения: значение творческой и общественной жизни и др. областей. Списки источников комплектования: учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат полному приему в государственные архивы; 2.учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а т.ж. выборному приему.

^ 12. Экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Документы по личному составу хранятся 75 лет. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется ЭЦД. Задачи ЭЦД: 1.отбор наиболее ценных документов их ведомственных в государственные архивы на государственное хранение и определение профильных документов к тому или иному государственному архиву; 2.определение сроков хранения документов информация в которых может быть использована в течении какого то периода времени; 3.обеспечение полноты состава архивного фонда путем восстановление утраченных документов; 4.отбор на хранение наиболее информационно-емких документов. ЭЦД: 1.в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел; 2.в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их сдачи в государственный архив; 3.в государственно архиве проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их, проводят целевую комплексную ЭЦД или разбор россыпи документов. Целевая комплексная экспертиза – экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений; однородных учреждений действующих на одной территории; лиц связанных родственными или личными отношениями. Критерии ЭЦД: критерии происхождения документов (значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий, явлений предмета отраженных в документах; время и место создания документов), критерии содержания документов (значимость инфы документа; повторяемость документационной инфы; вид и разновидность документа); критерии внешних особенностей документов (подлинность; внешний вид документа).

^ 13. Экспертиза ценности документов личного происхождения. 1.Определенная ценность фонда; 2.Проводная оценка документов. В настоящее время не разрабатываются критерии ЭЦ для отбора документов по личному происхождению на госхранение. С учетом специфики документов личного происхождения, критерий ЭЦД происхождения подразделяется на: 1.критерии ценности фонда личного происхождения (значение творческой и общественной деятельности фондообразователя, исторического фонда и его состав, взаимосвязь фонда и др комплексных документов); 2.критерии ценности документов личного происхождения (значительной творческой и общественной деятельности автора документа; время и создание документа; значимость содержания документа; его информационная, художественная и научная ценность; внешний признак документа).

^ 14. Организация учета документов АФ РФ. Государственному учету подлежат следующие документы: государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); государственных музеев и библиотек; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств; структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов); негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом. Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ. Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» – профессиональное «заболевание» архивистов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

^ 15. Составление учетных документов в архиве. Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. Внутренний учет документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда состоит из трех основных разделов: сведения о переименованиях фондообразователя; сведения о местонахождении фонда и его номере; сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда. Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда). Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

^ 16. Обеспечение сохранности документов в АФ РФ. Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания; архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми; в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица; в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты: посторонние лица в архивохранилища не допускаются. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте; при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Документы должны храниться в помещениях, с регулируемым климатом, архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима; температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал. Санитарно-гигиенический режим: архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли; обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков; в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви и др.

^ 17. Архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания. Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив. Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи: 1)Дел постоянного срока хранения; 2)Дел временного срока хранения 3)Дел по личному составу; 4) Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.). Состав архивной описи: 1)описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле); 2)итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел); 3)лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи); 4)справочный аппарат к описи. Справочный аппарат к описи включает: 1)титульный лист; 2)содержание (оглавление); 3)предисловие; 4)список сокращённых слов; 5)переводная таблица (в случае переработки); 6)указатели. Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах. Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку. От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.


^ 18. Основные функции управления. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, настоящих Правил с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов. Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников. Аналогично с задачами, которые возлагаются на архив, могут выполняться следующие функции: полное предоставление дел, описей, годовых отчетов, которые происходили в течение двух лет после завершения делопроизводства. Также полное обеспечение сохранности принятых дел на учет. Вдобавок к уже хранящимся в архиве делам и документам создается научно-справочный аппарат, с помощью которого происходит обеспечение преемственности с научно-транспортным аппаратом, который аналогичен государственному архиву. Руководство над всеми типами документов, полный анализ документов, по вашему желанию выдает в нужном порядке дела, различные документы, а также, по вашему желанию, могут предоставляться копии документов, которые будут необходимы исключительно в работе служебного или научного использования; Выполняет любые запросы от всех людей и организаций об установлении трудового стажа, а также выполняет и отвечает на вопросы социально-правого характера, копии документов, а также архивные справки выдаются в нужном порядке; Проверка всех документов, хранящихся в архиве. Проведение полного анализа всех видов документов, которые хранятся в архивах, принимают участие в исследовании и работе комиссии учреждения. Помощь в методической службе. Способствуют повышению квалификации сотрудников.

^ 19. Нормативно правовая база работы архива. Правовой базой деятельности архива является Конституция Российской Федерации; законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которое состоит из федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации, а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации. Федеральное законодательство состоит из Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, которыми регулируются формирование, организация, хранение, учет, использование архивных фондов и архивов и управление ими в целях обеспечения сохранности документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. К законодательству субъектов Российской Федерации об Архивных фондах и архивах относятся Законы, Положения и другие нормативные правовые акты об Архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации, принятые их органами государственной власти в соответствии с Конституцией Российской Федерации, с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Конституциями республик, Уставами краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. В решении конкретных вопросов своей деятельности архив руководствуется также положениями Федеральных законов об информации, информатизации и защите информации, о государственной тайне, о вывозе и ввозе культурных ценностей, об авторском праве и смежных правах, о культуре, об участии в международном информационном обмене, о науке и государственной научно-технической политике, другими законами, имеющими отношение к деятельности архивов. Архив в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству субъектов Российской Федерации, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.).

^ 20. Планирование в архиве. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. План работы архива составляется на год. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ. Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им. План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.

^ 21. Маркетинг в архивах. Маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги. Главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена. Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов, архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность. Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом: перечня платных услуг; цен на платные услуги; договора на коммерческое использование документов архива. Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ. По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы, существующих налогов и рентабельности (прибыли). При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

^ 22.Этапы информатизации архивного дела. В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов: 1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.; 2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.; 3) период второй половины 1970-х гг. — первой половины 1980-х гг.; 4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг. На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д. Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов. В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов. Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.


^ 23.Объекты и цели информатизации архивного дела.. Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся: комплектование архива и экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.); комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива); учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан; контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива); контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива). Целями информатизации работы архива являются: избавление труда архивиста от рутинных операций; повышение точности и оперативности учета документов в архиве; получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов; повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам; обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

^ 24.Информационные технологии и организация их внедрения в архивах. . В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии. Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др. Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний. В 1996—1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях: архивного фонда и описи фонда; единицы хранения (дела); документа. В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей. В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов: 1) использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки); 2) создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения; 3) создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации. Таким образом современные системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).

^ 25. Электронные документы и архивы.. Таким образом современные системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных). Основными направлениями деятельности электронных архивов являются: разработка принципов хранения информации; защита информации; активизация вторичного использования информации; стандартизация критериев описания данных; оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов; регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных; реализация информационных услуг и исследовательских проектов. Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп: 1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах; 2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет; 3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов). В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

Похожие:

Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconАрхивоведение объект,предмет и т д. архивоведения
Архивные документы использовались в юридической, хозяйственной и идеологической жизни. Документы являлись основой летописи. В 14...
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconПредмет курса. Объект изучения. Методологические и методические основы
Ключевые слова: предмет курса; экономика предприятия; эффективность; эффект; объект курса; отрасль экономики; закон, закономерность;...
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconКонфликтология как наука: Объект,предмет, метод, связь с др науками
Предмет конфликтологии – характеристики и закономерности конфликтов в организации
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения icon1. Предмет и методология тгп
Объект – гос-во и право. Предмет – часть объекта, наиб существ вопросы, изучаемые данной наукой. Соотношения меж объектом и предметом...
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconОбъект, предмет, задачи науки криминалистики
В частности, к ним относятся закономерности преступной деятельности, механизма преступления
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconВопросы по Политологии
Объект и предмет политологии. Политология в системе гуманитарных, социально-экономических наук
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconОбъект и предмет политологии. Политология в системе наук об обществе
Кроме этого, объектом изучения политической науки является политика, политическая сфера общественной жизни
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconЭкология как наука. Предмет, объект, содержание, задачи
Экология – это наука об отношениях живых организмов и их сообществ между собой и с окружающей средой
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения icon1. Объект, предмет, задачи спец псих. Связь с другими науками
Она занимается психологическими аспектами профилак­тики заболеваний, диагностикой психических болезней и вызван­ных соматическими...
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconЭкономический анализ и управление. Виды анализа
Объект, предмет, направления и процесс экономического анализа. Комплексность и системность анализа финансово-хозяйственной деятельности...
Архивоведение объект,предмет и т д. архивоведения iconПользователи и NetWare 6
...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы