Тема электронная безбумажная технология icon

Тема электронная безбумажная технология


НазваниеТема электронная безбумажная технология
Размер8.82 Kb.
ТипДокументы

ТЕМА 2. ЭЛЕКТРОННАЯ БЕЗБУМАЖНАЯ ТЕХНОЛОГИЯ


1. Понятие электронных документов

2. Понятие электронной технологии

3. Отличие бумажных форм от электронных

4. Программы обработки электронных документов

1. Понятие электронных документов


Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы и предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен. Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

  1. формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки;

  2. формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения.
^

2. Понятие электронной технологии


Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства электронных форм вне зависимости от области применения приведены ниже.

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.
^

3. Отличие бумажных форм от электронных


Бумажные формы:

  1. требуют затрат на печать, распространение и доставку;

  2. если необходимо внести изменения форму приходится проектировать заново;

  3. отпечатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя;

  4. требуют материальных затрат и внушительных пространств для хранения;

  5. на обработку могут поступать формы, заполненные неправильно или не полностью;

  6. не настраиваемые на тип пользователя.

Электронные формы

  1. доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию;

  2. благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются модификации;

  3. вообще не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков;

  4. материальные затраты, хотя и иные, но остаются;

  5. включают интеллектуальные элементы, в числе которых, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников;

  6. могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя.
^

4. Программы обработки электронных документов


Программы обработки электронных документов позволяют:

  1. вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

  2. быстро имитировать бумажные формы.

Примеры программ обработки ЭД:

1. Средства MS Office позволяют автоматизировать процессы заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку по электронной почте.

2. Программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящейся в базах данных этих приложений.

Помимо них в настоящее время используют специализированные программные продукты, например «1C. Документооборот», которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия.


Вопросы по теме:

1. Что понимается под электронной формой документа?

2. Для чего предназначена электронная технология?

3. Чем бумажная технология отличается от электронной?

4. Какие существуют программы обработки электронных документов?

Похожие:

Тема электронная безбумажная технология iconТема электронная безбумажная технология
Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология...
Тема электронная безбумажная технология iconТема информационная технология и ее составляющие
Информационная технология — это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации
Тема электронная безбумажная технология iconЧто такое электронная книга (ebook) Термин «Электронная книга»
Термин «Электронная книга» произошел от английского словосочетания “Electronic Book” и в современном языке чаще всего встречается...
Тема электронная безбумажная технология iconУчебно-методическое пособие для студентов неэкономических специальностей очной и заочной форм обучения Бргу им. А. С. Пушкина
Каверина Е. И. – тема 10; асистент Коновалюк Р. А. – тема 6, 8; ассистент Макарук Д. Г. – тема 13. 4; 13. 5; 13. 6; 13,7; ст препод....
Тема электронная безбумажная технология iconТема: Технология изготовления пластмассовых коронок и мостовидных протезов. Общим показанием к их применению являются
Наличие дефектов в боковых отделах зубного ряда, особенно І-ІІ классы по Кеннеди, тоже относительное противопоказание
Тема электронная безбумажная технология iconВопросы к экзамену по дисциплине «Технология строительного производства»
Дисциплина «Технология строительного производства», ее роль в становлении инженера-строителя
Тема электронная безбумажная технология iconСпециальность 240100. 62 «Химическая технология и биотехнология» Дисциплина – «Материаловедение. Технология конструкционных материалов» де основы строения и свойства материалов.
Задание Дефект, представляющий собой искажение кристаллической решетки вдоль края лишней полуплоскости, называется…
Тема электронная безбумажная технология iconГрафик проведения консультаций по самостоятельной работе студентов по дисциплине «Химическая технология» (6 семестр)
Тема Введение Роль и масштабы использования химических процессов в различных сферах материального производства. Сырьевая и энергетическая...
Тема электронная безбумажная технология iconТема: Технология ремонта колесной пары
Риски, забоины, вмятины на оси — результат неосторожного обращения в процессе перемещения, при хранении колесных пар, неправильного...
Тема электронная безбумажная технология iconМетодические указания по выполнению экономической части дипломного проекта по специальности 151001 -«технология машиностроения»
...
Тема электронная безбумажная технология iconГоу впо «уральский институт государственной противопожарной службы»
Материаловедение и технология материалов. Методические указания к выполнению практических работ для курсантов 2 курса очного обучения...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы