1. Загальні вимоги до роботи секретаря icon

1. Загальні вимоги до роботи секретаря


Скачать 26.12 Kb.
Название1. Загальні вимоги до роботи секретаря
Размер26.12 Kb.
ТипДокументы

ЗМІСТ


I. Вступ………………………………………………………………………2


II. Основна частина. Загальні вимоги до роботи секретаря. Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря. Умови праці. Обладнання та гігієна робочого місця секретаря.


1. Загальні вимоги до роботи секретаря……………………………… .3


2. Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря .5


3. Умови праці. Обладнання та гігієна робочого місця секретаря… .12


III. Заключна частина (висновок)…………………………………… …… 21


Список використаної літератури………………………………………… .… 24


I. ВСТУП


Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.


Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому.


Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотнього впливу об'єктів управління та функції суб'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.


Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру.


Вони дают змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є насамперед зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.


^ II. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ.


КВАЛІФІКАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТА ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ. УМОВИ ПРАЦІ. ОБЛАДНАННЯ ТА ГІГІЄНА РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ.


^ 1. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ


Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю "ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс – з секретаря. Секретар – візитна картка керівника.


До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.


До ділових якостей належать:


ü професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов'язків і організації зв'язку;


ü досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції, що повторюються щоденно і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів;


ü ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних операцій;


ü уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документацій них і організаційних функцій;


ü самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;


ü тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації. Секретар повинен бути комунікативним із працівниками всіх рівнів та вміти досягати сприяння з їх боку у виконанні професійних обов'язків;


ü пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;


ü лояльність, відданість роботі.


До особистих якостей належать:


ü зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатись з урахуванням ділової обстановки;


ü особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб'язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами, почуття гумору;


ü вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;


ü інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;


ü ввічливість.


^ 2. КВАЛІФІКАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТА ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ


У практичній діяльності секретаря керівника підприємства (організації, установи) ведення діловодства займає одне з чільних місць. Для цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов'язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336. цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах (організаціях, установах) різних форм власності.


Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов'язки секретаря:


· виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства (організації, установи);


· приймає кореспонденцію, яка находить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;


· веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;


· приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства (організації установи);


· готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;


· стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;


· організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану на каналах зв'язку;


· за доручення керівника складає листи, запити, іншу документацію, готує відповіді авторам листів;


· виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;


· здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства (організації установи) виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства (організації установи), що взяті на контроль;


· веде контрольно-реєстраційну картотеку;


· забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;


· друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;


· організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;


· формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;


· копією документи на персональному ксероксі.


Як бачимо, левову частину робочого часу секретаря присвячено саме діловодству.


Посадову інструкцію працівника розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує її з юрисконсультом і подає на затвердження керівнику.


Зразок посадової інструкції секретарю-референту


ЗАТВЕРДЖУЮ


Генеральний директор


ТОВ «Амерік»


А.С. Ковчак


«18» серпня 2006р.


^ ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ


секретарю-референту


«17» серпня 2006р. Тернопіль №25


1. Загальні положення


1.1. секретар-референт належить до категорії спеціалістів товариства. Його приймає й звільняє з роботи генеральний директор.


1.2. основні обов'язки секретаря-референта – організаційне та документацій не забезпечення управлінської діяльності.


1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо генеральному директору товариства.


1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується: законодавчими актами України; Статутом товариства; Положенням про функціональні служби товариства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.


1.5. На посаду секретаря-референта призначають осіб, які мають спеціальну освіту.


1.6. Секретар-референт має бути компетентним у питаннях: перспектив розвитку товариства; організації роботи з документами, складання документації; організації управлінської роботи; використання засобів обчислювальної та організаційної техніки; перекладу службової документації мовами іноземних комерційних партнерів (німецькою, англійської); культури праці та службової етики.


2. Функції


2.1. Методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях товариства.


2.2. документування діяльності органів товариства, що проводять наради.


2.3. оперативно-організаційна робота.


2.4. Ведення й оформлення документації по особовому складу (в разі відсутності інспектора з кадрів).


3. Посадові обов'язки


3.1. Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності товариства.


3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.


3.3. контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву товариства.


3.4. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх.


3.5. організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.


3.6. Здійснення оперативного зв'язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності товариства.


3.7. Ведення прийому відвідувачів.


3.8. Виконання функцій інспектора відділу кадрів: оформлення наказів по особовому складу; оформлення особових карток або особових справ; оформлення трудових книжок; оформлення документів про відрядження; оформлення листів непрацездатності; ведення табеля обліку робочого часу; видавання довідок.


3.9. Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.


3.10. використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення товариства.


3.11. Проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення.


3.12. виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності товариства.


4. Права


4.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.


4.2. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам товариства.


4.3. Візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції).


4.4. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення.


4.5. Уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності товариства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.


4.6. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов'язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності товариства.


4.7. Працювати з документами, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».


4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.


4.9. Взаємодіяти з усіма службами (працівниками) товариства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.


5. Відповідальність


5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.


5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.


5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».


5.4. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов'язків, які наведено в даній інструкції.


Заступник генерального директора (підпис) Л.О.Кузін


Юрисконсульт (підпис) В.В.Косій


16.08.2006


3. УМОВИ ПРАЦІ. ОБЛАДНАННЯ ТА ГІГІЄНА РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ


ІНСТРУКЦІЯ


з охорони праці при роботі на сучасному робочому місці секретаря

Похожие:

1. Загальні вимоги до роботи секретаря icon1. Загальні вимоги до роботи секретаря
Основна частина. Загальні вимоги до роботи секретаря. Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря. Умови праці....
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconСтандарт підприємства курсовий І дипломний проекти (роботи)
Цей стандарт встановлює загальні вимоги до змісту та оформлення курсових і дипломних проектів (робіт), які виконуються студентами...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconЕкологія загальні положення
Ар – вид навчальної роботи, що завершує теоретичне та практичне опанування ряду дисциплін екологічного циклу. Підготовка такої роботи...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconЗміст пояснювальна записка Вимоги до оформлення курсової роботи План курсової роботи Змістова характеристика курсової роботи Тематика курсових робіт Список використаної літератури пояснювальна записка
Навчальним планом для підготовки молодшого спеціаліста зі спеціальностей «Товарознавство та комерційна діяльність» та «Товарознавство...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconВимоги до конкурсних робіт
Пропонований об’єм конкурсної роботи – не більше 10 сторінок (комп’ютерного тексту формату А4; Microsoft Word, шрифт Times New Roman...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconОбразцы библиографических описаний
Дсту гост 1: 2006. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання. – На заміну гост 1-84; чинний...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconДсту гост 1: 2006 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правили складання»
...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconТренінг «Особливості сучасного уроку в початковій школі»
Мета: поглибити знання вчителів про вимоги, принципи побудови, методи роботи на сучасному уроці
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconЛітература для контрольних та самостійної роботи (до курсу історії української літератури ХХ ст. (4 к. ) Загальні хрестоматії та критика
Бартко О. “Літературно-науковий вісник”: до проблеми періодизації // СіЧ. – 2007. – №6.– C. 32 – 36
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconНаказ №70-с Про Положення про курсові роботи
...
1. Загальні вимоги до роботи секретаря iconЛабораторна робота №9 Визначення експериментальним шляхом переміщень в статично визначуваній балці Загальні
Метою даної роботи є ознайомлення з методикою визначення прогинів і кутів повороту перерізів стержневих систем з застосуванням стрілочних...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы