Памятка организатора мероприятия icon

Памятка организатора мероприятия


Скачать 33.05 Kb.
НазваниеПамятка организатора мероприятия
Размер33.05 Kb.
ТипПамятка

Как правильно работать с бюрократической структурой НГУ

(памятка организатора мероприятия)

6 марта 2013 г.

Аннотация


Данная памятка содержит информацию об основных этапах бюрократических движений в Новосибирском государственном университете и разработана для руководителей направлений Объединенного совета обучающихся (ОСО) и руководителей инициативных групп, планирующих реализовать проекты в рамках студенческого гранта 2013 года. Изложенные в памятке данные не исчерпывающи, на каждом этапе могут возникать нюансы, но в целом правила универсальны для НГУ и могут помочь во многих случаях жизни в деле использования бюрократии для достижения полезных результатов. Памятка может также быть полезна молодым сотрудникам НГУ, только начинающим работать в структуре университета.
^

Основные документы

Приказ


Начальным условием для формального старта мероприятия, является появление приказа ректора. Приказ – это стратегический документ, появление которого приводит в движение университетскую «машину добра». Без приказа в университете возможно проведение только небольших мероприятий, несвязанных с тратами финансов со счета НГУ.

Появлению приказа должна предшествовать неформальная работа, в том числе, со службами университета на уровне исполнителей – инициаторы приказа должны убедиться, что вещи, изложенные в будущем приказе технически осуществимы, для них есть необходимые финансовые, материальные и людские средства. Для успешного прохождения этого первого этапа проще всего заручиться поддержкой какой-либо из служб НГУ – в дальнейшем именно эта служба будет помогать продвигать ваше мероприятие/проект через бюрократическую систему. Объединенный совет обучающихся и Профсоюз студентов НГУ в настоящий момент только начинают выходить на соответствующий уровень, со временем на подготовительном этапе можно будет работать только структурами.

Однако, какими бы конкретными и пылкими не были предварительными договоренности, без приказа ничего работать не начнет.


Приказ состоит из следующих частей (см. пример в Приложении 1 – приказ по МНСК): «шапка» и получатели приказа, целеполагающая часть (один абзац), основная часть, визы и исполнитель.


«Шапка» и получатели. Если готовите приказ самостоятельно проверьте, что используйте действующий вариант «шапки» (титульная область сверху-слева) – из-за перманентной реформы образования в стране название, а следовательно и бланк, вуза периодически изменяются. В списке получателей приказа должны быть указаны все структуры НГУ, упомянутые в основной части.


Целеполагающая часть. Излагаете на хорошем канцелярском языке, в рамках какой программы, для чего проводится мероприятие. Для случая мероприятий в рамках студенческого гранта сгодится универсальная формулировка: «В целях успешной реализации программы «Комплексное развитие студенческих общественных объединений в Новосибирском национальном исследовательском государственном университете». Используйте её, если не придумайте ничего лучшего.


^ Основная часть. Содержится информация о названии, сроках мероприятия. Устанавливаются ответственный человек (структура) за мероприятие в целом и за отдельные части мероприятия. Приложениями к приказу, как правило, должны даваться: состав оргкомитета мероприятия, предварительная программа (или концепция) мероприятия, предварительная смета на мероприятие с указанием источника средств по каждой позиции расходов. Во многих случаях, ещё одним приложением к приказу является положение о мероприятии, детализирующее задачи и цели мероприятия, определяющее полномочия оргкомитета, основные принципы участия в мероприятии.

Смета мероприятия, приводимая в приказе может в дальнейшем быть скорректирована оргкомитетом – главное, чтобы общая сумма трат осталась неизменной.

Имейте в виду, что оргкомитет, утверждаемый в приказе – это не обязательно фактические исполнители, члены вашей инициативной группы, а чиновники. Например, формальный оргкомитет Интернедели – это ректор, глава района, начальник УДМ области, начальник КДМ города и министр образования и науки НСО.

Приказ должен содержать поручения службам НГУ по обеспечению мероприятия – если в приказе не зафиксировано, например, выделение койко-мест в общежитиях (гостинице) НГУ для иногородних участников, то выбить места в рабочем порядке может оказаться проблематично. Завершается основная часть приказа всегда пунктом об ответственном за «контроль за исполнением приказа» – как правило, это «тематический проректор», в случаях важных приказов – сам ректор. В последнем случае используется фраза: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».


^ Визы и исполнитель. Прежде чем приказ попадет на подпись к ректору, он должен собрать несколько подписей (виз). Основной является виза «тематического» проректора. Если мероприятие проводится в основном на базе какого-то одного (или нескольких) факультетов должны быть визы деканов.

В случае выделения какого-либо финансирования в приказе обязательно должны быть визы ПФУ (планово-финансовое управление), УБУ (управление бухгалтерского учета), проректора по экономическому развитию. Если предполагаются закупки, желательна виза УПиРЗ (управление планирования и размещения заказов).

Начать сбор виз в нашем случае начать можно с визы председателя Объединенного совета обучающихся. В каждом конкретном случае список виз необходимо уточнять, в зависимости от того, на какие службы ляжет основная нагрузка по реализации мероприятия.

Исполнитель – по идее, тот самый человек, который носится с приказом в надежде получить соответствующую визу. Исполнителем должен быть сотрудник НГУ, так что, допустимая ситуация, когда исполнителем указывается какой-то сотрудник (например, Т.В. Костенко), а реально бегающим по кабинетам человеком является студент из инициативной группы. Помните, что для скорости прохождения приказа порой необходимо прикладывать значительные усилия: вот вы оставляете приказ на подпись проректору – а у него таких приказов лежит с десяток и надо постоянно напоминать, чтобы рассмотрели именно ваш приказ. В идеале можно добиваться визы прямо на месте, не оставляя приказ в общей стопке (это, если вы уж очень торопитесь).


^ Лирическое отступление – о проректорах. По некоторым данным (точная информация о структуре НГУ не вполне корректно обновляется на сайте, распространяемые в подразделения НГУ бумажные памятки о структуре быстро устаревают и в НГУ не так много сотрудников, которые точно знают текущую структуру), в НГУ насчитывается примерно семь проректоров: проректор по учебной работе (Саблина), проректор по научной работе (Нетёсов), проректор по информатизации (Лаврентьев), проректор по экономическому развитию (Вострецов), проректор по общим вопросам (Сокольцов), проректор по внешним связям (Юрченко) и, малоинтересный для нашего случая, проректор по материально-техническому развитию – занимается капитальным строительством нового корпуса. Каждое университетское подразделение находится под одним из проректоров – с некоторых пор ректор НГУ Федорук избавился от служб подчиненных напрямую ему.


После подписания приказа канцелярией ему присваивается номер и дата приказа.
^

Служебные записки


В отличие от приказа служебная записка – документ тактический. Она содержит конкретный запрос от одного университетского подразделения другому. Например, выделить конкретную аудиторию в конкретное время, выделить конкретное количество комнат в конкретном общежитии для заселения участников. Появлению служебной записки тоже должен предшествовать подготовительный этап, примерно как для приказа.

Служебная записка в начале текста содержит ссылку на приказ – «в соответствии с приказом №… от … числа прошу Вас…». Подписывает служебную записку руководитель другого подразделения – того самого, которое указано в приказе ответственным за проведение мероприятия. Адресуется служебная записка руководителю подразделения или проректору, если служебка адресована подразделению, находящемуся в ведении другого проректора. Обращаться напрямую, например, от НИРС (научно-исследовательская работа студентов – в ведении проректора по науке) в гараж (в ведении проректора по общим вопросам) – непринято.

Весьма вероятно, что ОСО может быть подразделением, подписывающим служебные записки, что сильно упростит дело.
^

Отчет о мероприятии


Последний, но очень важный документ в жизненном цикле мероприятия. Речь в данном случае идет не о формальном отчете (о формальном будет несколько слов ниже), а об отчете, который должен показать всем заинтересованным бюрократам, что вы провели действительно крутое мероприятие. Такой отчет должен содержать информацию о проведенном мероприятии (фактическую программу), число участников мероприятия (из них студентов/сотрудников НГУ), фотоотчет, список публикаций в СМИ (помните, что при желании можно учитывать даже заметки во вконтактике – как публикацию в блогах). Неплохо также включить в отчет восторженные отзывы участников и благодарности спонсорам и чиновникам НГУ. В качестве приложения к отчету нужно привести фактическую смету затрат (как вы помните, она может несколько отличаться от первоначальной).

Такой отчет нужно выдать всем сколько-нибудь значимым членам оргкомитета, спонсорам, а также людям, которые смогут поддержать мероприятие в дальнейшем. Отчет может быть также переработан в виде итогового пресс-релиза и отправлен в СМИ. Этот отчет сыграет важнейшую роль в решении вопроса о дальнейшей поддержке вашего мероприятия или организации/инициативной группы, и вообще поднимает карму до заоблачных величин.
^

Финансы в НГУ

Финансовые службы НГУ


Перечислим основные службы НГУ, связанные с выделением финансирования, с которыми придется иметь дело. Эти службы находятся в подчинении проректора по экономическому развитию.


^ Планово-финансовое управление (ПФУ). Задача ПФУ проверить вашу предварительную смету, которая анализируется с точки зрения наличия источников финансирования – есть ли запрашиваемая сумма на соответствующем суб.счете, нет ли на эту сумму других планов. Расположено ПФУ в каб. 103 и 108.


^ Управление бухгалтерского учета (УБУ). Это наша бухгалтерия – структура, которая непосредственно выделяет деньги по фактической смете. Также бухгалтерия контролирует приток средств в НГУ по вашему мероприятию – например, от оргвзносов и спонсоров. Расположено УБУ в каб. 105, 113, 115.


^ Управление планирования и размещения заказов (УПиРЗ). Существование этой структуры напрямую связано с федеральным законом № 94, который предписывает всем бюджетным учреждениям проводить закупки на конкурсной основе. Поэтому через УПиРЗ проходит львиная доля трат НГУ – все от покупки скрепок до покупки услуги по организационно-техническому сопровождению крупного мероприятия или покупки услуги ремонта. Структуры УПиРЗ расположены в каб. 1**(рядом с отделом охраны), 217 и 205.

Закупки


Поскольку через систему закупок проходят основные траты, поговорим о них подробно. Основные принципы организации закупок:

  • конкурсность – в большинстве случаев, нельзя просто обратиться к конкретному поставщику за конкретным товаром (о конкурсных процедурах подробно поговорим ниже), кроме того – в техническом задании нельзя даже указать конкретного производителя товара, только технические требования;

  • плановость – составляется план закупок на квартал;

  • отчетность в ФАС – абсолютно все договора размещаются на сайте антимонопольной службы РФ;


В 94 закон неоднократно вносились поправки и сейчас есть некоторое послабление в принципе конкурсности: университет имеет право закупить ежеквартально на 400 тысяч по каждой из категории товаров/услуг (категории товаров: ????). Естественно, что по наиболее востребованным категориям товаров службы университета оперативно эту квоту разбирают, так что надо включатся в процесс заранее, если очень хочется купить что-то вне конкурса. Попадание в квоту осуществляется посредством применения начальника УПиРЗ Мадирбаева Виктора Жумагазыевича.


Рассмотрим виды конкурсных процедур.


Котировки. Наиболее быстрая конкурсная процедура (около 2 недель), ограничена общая стоимость товаров по каждому направлению на квартал. В начале котировок собираются коммерческие предложения, формируется цена котировки, собираются заявки от поставщиков, выбирается поставщик с наименьшей стоимостью товара. Используется при закупке простых вещей (например, канц.товаров), когда нет особых специальных требований.


Тендер. Наиболее бюрократичная процедура, срок проведения (от старта до заключения договора) примерно месяц, стоимость товаров не ограничена. Вначале собираются коммерческие предложения, по ним формируется начальная (максимальная) цена контракта, после этого собираются первые части заявок, производится отбор по формальным показателям (соответствие заявки условиям технического задания, предложенная цена меньше максимальной и документация оформлена правильно), прошедшие отбор поставщики получают предложения подать вторую часть заявки, после этого производится отбор по показателю наименьшей стоимости.


^ Электронный аукцион. Наиболее «продвинутая» форма конкурса, предполагающая электронный документооборот, срок проведения примерно 3 недели, стоимость товара/услуги не ограничена. Вначале собираются коммерческие предложения, формируется максимальная цена контракта (по наименьшей цифре из всех коммерческих предложений), на сайт электронной площадки выставляется информация об аукционе (университет проводит торги на площадке Сбербанк АСТ), до определенного срока собираются заявки, если заявок поступило больше, чем одна, начинается процедура торгов – поставщики по очереди снижают цену контракта до тех пор, пока из конкурса не выбывают все, кроме одного, с победителем заключается контракт. Для покупки обычных товаров эта форма не особо удобна, зато удобна при покупке услуг по организационно-техническому сопровождению мероприятия – когда вся смета мероприятия передается не бюджетной компании, соответственно порядок трат, в которой гораздо менее бюрократический.


В заключительной части о закупках, необходимо отметить, что все приобретаемое для НГУ оборудования должно встать на подотчет какого-либо подразделения. Как правило, того самого, которое является ответственным по приказу ректора. Постановка на подотчет производится уже после того как подписан акт о поставке товара (об актах будет пару слов ниже). Взаимодействовать при этом приходится прежде всего с материально ответственным лицом подразделения, иногда с материальной группой НГУ. Помните, что физическое существование оборудования и его бюрократическое бытие – разные вещи: например, принтер или компьютер могут выйти из строя, морально устареть, но на бумаге окажутся такими же исправными и годными для работы как только что купленные.
^

Финансовые документы

Техническое задание


Основным документом, который необходимо составить для реализации закупок является техническое задание (ТЗ). Именно в соответствие с ТЗ проводится отбор заявок, все формулировки должны быть точными: например, если вы попросите просто аккумуляторы АА, не указав их вольтаж и емкость, то рискуете получить совсем не то, что ожидали. Особенно важны формулировки в случае конкурса на организационно-техническое сопровождение мероприятий – ТЗ должно быть составлено таким образом, чтобы за него не ухватилась чужая, не дружественная компания: требуйте те вещи, которые можно обеспечить только с участием вашей инициативной группы (например, привлечение к участию в мероприятии не менее чем ХХХ активных участников клуба YYY НГУ, привлечение не менее чем ZZ академиков и т.п.).

Если речь идет не о покупке товаров, а о покупке услуги, сразу же в техническом задании желательно по каждому пункту прописать ожидаемую отчетность (протоколы собраний, договора, акты, фотоотчет, скриншоты сайта и т.п.) – это сильно облегчит жизнь поставщику, а в конечном счете именно вам (при дружественном поставщике писать отчеты предстоит именно вашей инициативной группе).

Договоры


Речь идет о договорах между университетом и некоей сторонней структурой. В принципе, НГУ может выступать по договору как исполнителем, так и заказчиком. В обоих случаях, подписанию договора предшествует заполнение листа согласования (существует соответствующая, утвержденная в НГУ форма). Лист согласования проводит по структуре руководитель подразделения НГУ, который отвечает за ваше мероприятие. Необходимые подписи: ПФУ, УБУ, ЮрУ (в случае, когда НГУ исполнитель), тематический проректор, проректор по экономическому развитию, УПиРЗ (в случае, когда НГУ покупатель). Согласование договора занимает от 2 дней до нескольких недель.

Тексты договоров для НГУ шаблонные.

^

Акты выполненных работ


Акт – это документ закрывающий договор, в котором фиксируется, что услуга выполнена / товар поставлен и стороны друг к другу претензий не имеют. Каждому договору обязательно должен быть сопоставлен закрывающий его акт. Тексты актов также шаблонные.

Письма ректора


Зачастую для привлечения спонсорских средств, привлечения аудитории и внимания СМИ к мероприятию требуется официальное письмо ректора. Письмо составляется на бланке университета, перед подписью ректора организуется виза руководителя подразделения (на экземпляре, который остается в канцелярии НГУ). После того, как подпись ректора получена, письмо регистрируется в канцелярии, на него ставится печать (не гербовая), присваивается исходящий номер и дата.

Похожие:

Памятка организатора мероприятия iconПамятка организатора мероприятия
Нгу и могут помочь во многих случаях жизни в деле использования бюрократии для достижения полезных результатов. Памятка может также...
Памятка организатора мероприятия iconПриглашаем всех неравнодушных на уборку в парке александрино
По окончании всех участников ждёт общение и кофе от организатора мероприятия, компании Старбакс
Памятка организатора мероприятия iconДата рождения: Факультет, группа:
В этом пункте необходимо указать наиболее крупные мероприятия Университета, в которых Ты принимал(а) участие в качестве организатора...
Памятка организатора мероприятия iconДата рождения: Факультет, группа:
В этом пункте необходимо указать наиболее крупные мероприятия Университета, в которых Ты принимал(а) участие в качестве организатора...
Памятка организатора мероприятия iconДата рождения: Факультет, группа:
В этом пункте необходимо указать наиболее крупные мероприятия Университета, в которых Ты принимал(а) участие в качестве организатора...
Памятка организатора мероприятия iconИнструкция для ответственного организатора и организатора в аудитории пункта проведения единого государственного экзамена
О надзору в сфере образования и науки, регламентирующих организацию и проведение единого государственного экзамена (далее – егэ);...
Памятка организатора мероприятия iconПамятка активиста Пикетом называется форма публичнного мероприятия, осуществляемого без передвижения и использования звукоусиливающих технических средств
Пикетирование одним человеком не требует уведомления органов власти. Любой гражданин может проводить пикет в удобном для него месте,...
Памятка организатора мероприятия iconПамятка для начинающего волонтера
...
Памятка организатора мероприятия iconНазвание мероприятия
Необходимый ресурс для проведения мероприятия (помещение, доступ в интернет, материалы и т д.)
Памятка организатора мероприятия iconПоложение о проведении мероприятия
Участникам Мероприятия могут быть кандидаты, бойцы, командиры, комиссары студенческих отрядов (старше 18 лет)
Памятка организатора мероприятия iconКонкурса
Ф. И. О., должность организатора поездки, контактный
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы