Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 icon

Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004


НазваниеПравила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004
страница1/10
Размер0.67 Mb.
ТипПравила
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Barbara Minto


The

Pyramid Principle

LOGIC IN WRITING AND THINKING

Барбара Минто


Золотые

правила

Гарварда

и McKinsey

ПРАВИЛА

МАГИЧЕСКОЙ ПИРАМИДЫ ДЛЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Перевод с английского

МОСКВА

● РОСМЭН-БИЗНЕС ●

2004

ББК 65.290-2

М62

Публикуется с разрешения автора и ее литературных агентов, Peter Knight (Великобритания) и Александра Корженевского (Россия)

Перевод с английского А. Румянцева

Экспертная поддержка кандидата экономических наук И.Б. Манна

Минто Б.

М62 Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма/Пер, с англ. А. Румянцева. — М.: ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004. -192 с. - (Международный деловой бестселлер).

Данная книга восполняет дефицит изданий на русском языке, об универсальных ме­тодиках составления убедительных деловых документов. Она посвящена утраченному умению логично и неотразимо выстраивать систему аргументаций в письменном виде и эффектно презентовать ее партнерам по бизнесу и коллегам. Это умение является неоценимым преимуществом как для деловой карьеры, так и для достижения победы в закупочных тендерах, обоснования получения материальных ресурсов, представле­ния инвестиционных проектов. Одним словом, всюду, где для предпринимательского успеха необходим мастерски составленный текст.

Особенность методики Барбары Минто состоит в учете реальных человеческих воз­можностей восприятия и запоминания любого письменного сообщения. Автор совету­ет выстраивать систему идей любого документа в виде логической пирамиды взаимо­связей с главным тезисом на ее вершине.

Книга может стать бесценным настольным помощником для широкого круга обра­зованных бизнесменов, от консультантов до топ-менеджеров. Во многих странах она является базовым учебником для программ МВА в разделе общих знаний и навыков.

ISBN 5-353-01533-9 (рус.) ISBN 0-273-65903-0 (англ.)

Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Barbara Minto, 2002

© Перевод на русский язык.

ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004


«Нет ничего

более практичного,

чем хорошая теория»

^ КУРТ ЛЕВИН

Содержание

Об авторе 9

Предисловие 11

ЧАСТЬ I

Логика делового письма

Введение 17

Глава 1. Почему именно пирамида? 19

Строительные блоки пирамиды -

От главного к группам. Порядок подачи идей:

строим сверху вниз 23

От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному 25

^ Глава 2. Архитектура пирамиды 31

Вертикальная взаимосвязь -

Горизонтальные взаимосвязи 35

Как построить Введение в документ 36

Глава 3. Начинаем строить пирамиду 39

Способ строительства «сверху вниз» -

Способ строительства «снизу вверх» 44

Предупреждения начинающим строителям 49

^ Глава 4. Достоинства хорошего Введения 51

Интрига во Введении -

Почему история? -

Насколько длинным должно быть Введение? 53

Счего начинать описание ситуации? 54

Что такое проблема? 55

Почему выбран именно такой порядок? 56

Что важно знать о ключевой линии? 58

Новые примеры 60

Еще раз о Введении 62

Некоторые типы Введений 63

Указания или директивы -

Запросы и требования ресурсного обеспечения 64

Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...» 65

Письмо с предложениями 67

Доклад о развитии или работе 68

«Мостики» между структурными единицами текста 69

Отсылка к сказанному ранее -

Приемы промежуточных заключений 72

Заключение всего документа (Окончательные выводы) -

^ Глава 5. Дедукция и индукция: различия 77

Дедуктивное обоснование -

Как используется дедукция 78

Когда можно и нужно пользоваться дедукцией 80

Индуктивные рассуждения 83

Как пользоваться индукцией 84

Как отличить индукцию от дедукции 86

^ Глава 6. Как организовать и «высветить» структуру документа 89

Заголовки -

Подчеркивание 93

Десятичная нумерация 95

Графическое выделение 97

ЧАСТЬ II

Логика делового мышления

Введение 103

^ Глава 7. Методы организации идей в группах 105

Временная последовательность 107

Незавершенное установление порядка -

Спутанная логика 108

Ложное объединение в группы 109

Структурный порядок 110

Создание структуры -

Описание структуры 112

Организация структуры 113

Ранжирующий порядок 116

Создание классификационных групп —

Дополнительные примеры на группирование идей

и высказываний 120

^ Глава 8. Особенности процесса решения проблем 127

Процесс решения проблем -

Что за проблема? 129

В чем заключается проблема? -

Почему возникла проблема? 130

Что мы можем сделать, чтобы разрешить проблему? -

Что нам следует сделать, чтобы разрешить проблему? 131

Определение конкретной проблемы -

Система: Документ-Оцифровка-Телекоммуникация 132

Подготовка графических справочников 135

Структуры аналитического исследования проблем 140

Пять типичных «логических деревьев» -

Использование концепции логических деревьев 144

^ Глава 9. Вопросы заключительных утверждений 151

Итоговая мысль как следствие из ряда действий 153

Учет значения слов 154

Каждому действию свой логический уровень 160

Формулировка вывода из заключений 164

Поиск структурного сходства 165

Наглядное представление взаимосвязей 167

^ Глава 10. Необходим понятный текст 173

Создание образов 175

Копирование образов при помощи слов 177

Приложение. Решение проблем в бесструктурных ситуациях 181

Аналитическая абдукция 182

Научная абдукция 183

Библиография 188

Об авторе

^ Барбара Минто выросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала свою профессиональную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, который основал Пагуошское движение ученых-ядерщиков. Работая в команде, занимавшейся организацией и проведением конференций Пагуошского движения, Барбара приобрела солидный опыт в разрешении проблем, связанных с обсуждением сложных технических и научных задач.

В 1961 году она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В 1963 году вернулась в Кливленд и стала работать в международ-ной консалтинговой фирме «McKinsey & Company» как первая в этой знамени-той компании женщина-консультант. Ее способности в области деловой пере-писки были замечены, и в 1966 году, чтобы повысить в Европейском отделении компании уровень деловой отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском языке. В штаб-квартире предполо­жили, что использование европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.

Однако Барбара быстро поняла, что трудности бизнес-переписки в Дюссель-дорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Йорке и Кливленде. Проблема за-ключалась не в том, чтобы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, чтобы ясно мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара скон-центрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четко­го и здравого письменного изложения, а затем - на развитии тех мыслей, кото­рые и составили содержание этой книги.

Барбара и сейчас живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами своей фирмы «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу магической пирамиды» тех людей, чьим основным занятием являются бизнес или высокопрофессиональная деятельность, которые требуют постоянного со-здания комплексных докладов, отчетов, меморандумов или ведения презента-ций.

Свои лекции Барбара читает в большинстве ведущих консалтинговых ком-паний в Соединенных Штатах и Европе и во многих крупнейших трансна-циональных компаниях. Также она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэн-форде, Чикаго, Лондонской школе бизнеса и в Государственном университете Нью-Йорка.

Предисловие

Цель этой книги — рассказать вам, как использовать принцип магической пирамиды, чтобы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый - определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно. Когда вы знаете основную цель сообщения, вы едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:

  • Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.

  • Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.

  • Позвоните своей жене.

Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется рас­ставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому заключению.

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда переда­ла, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, ког­да пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне под­ходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих вы­сказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. На­сколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут­ствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полага­ет, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параг­раф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересмат­ривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и вы­деляет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных чита­телей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Ос­тальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую восприни­маемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства. Об этом свиде­тельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо напи­санными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понят­ные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумыва­ния документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если застави­те себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и пи­сать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что дела­ет документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствую­щий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчерк­нет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организо­вать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и вто­ростепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объ­емов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и на­звание книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магичес­кой пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, что­бы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в кото­ром вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направ­ленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.


^ Часть I

Логика

делового

письма

Введение

Необходимость излагать что-либо на бумаге и ведение деловой

документации — одна из утомительных особенностей бизнеса. Практически каж­дый считает это занятие рутинным и в то же время сожалеет о том, что не может пи­сать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если они хотят добиться успеха и карьерного роста.

Это удается далеко не всем, и главная причина - представление о том, что писать ясно и понятно - значит писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую перегружен техническими терминами и абстракциями, а раз­делы документов выстроены так, что осложняют понимание читателя.

Но все это слабости и недоработки стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку, чтобы улучшить свои навыки в со­здании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки могут быть устранены при­мерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у «писате­лей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится сво­бодного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные по­желания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.

Однако существует и вторая причина того, что документы неясны и непри­годны. И хотя она гораздо более существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина связана со структурой делового документа - с по­рядком, в котором появляются высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя воспринимать их.

Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.

В первом разделе этой книги объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и говорится о том, какие логические подструк­туры ее образуют. Здесь же вы узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи, которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец, найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи документа и их взаимосвязь в тексте будут оче­видны для читателя.

^ Глава 1

Почему именно пирамида?

Если из написанного вами читатель стремится узнать, что вы думаете о каком-либо конкретном предмете, перед ним стоит сложная комплексная задача. Даже ког­да ваш документ относительно невелик - скажем, объемом в две страницы, он содержит около 100 высказываний. И каждое из них нужно понять, связать с дру­гими и объединить в единое целое. Без сомнения, читателю будет легче, если документ выстроен в виде пирамиды суждений, начинается с главного выска­зывания и содержательно развивается по нисходящей. Этот вывод основан на некоторых фундаментальных открытиях, касающихся принципов работы чело­веческого сознания. Здесь для нас важны следующие:

  • по мере поступления и восприятия информация автоматически сортирует­-
    ся сознанием в отчетливые пирамидальные структуры,

  • любая группа идей легче усваивается, если воспринимается выстроенной
    в виде пирамиды,

  • каждый написанный документ следует обдуманно структурировать в фор­-
    ме пирамиды идей.

В следующих разделах мы познакомимся со структурой, образующей пира­миду идей.

^ Строительные блоки пирамиды

Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремле­нии рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне оп­ределенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склон­ны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образую­щих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.

Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в ка­честве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похо­жие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:




Случайно взглянув на них, любой человек увидит две группы, состоящие из трех точек каждая, главным образом потому, что расстояния между группами больше, чем расстояния между точками в пределах каждой группы.

Ценность этой способности разума объединять предметы в логические груп­пы, безусловно, велика. Убедимся в этом на примере. Прочитайте пары сущест­вительных*, которые обычно мы никак не связываем по смыслу между собой:

^ ОЗЕРО • САХАР

БОТИНОК •ТАРЕЛКА

ДЕВУШКА • КЕНГУРУ

КАРАНДАШ • БЕНЗИН

ДВОРЕЦ • МОТОЦИКЛ

ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА • СЛОН

КНИГА • ЗУБНАЯ ПАСТА

Теперь постарайтесь «организовать» эти пары, представив ситуацию, в ко­торой один предмет мог бы ассоциироваться со вторым. Допустим так: сахар раство­ряется в озере или ботинок стоит на тарелке. Затем закройте правую часть списка и попытайтесь вспомнить, читая левую колонку, какие существительные стоят в правой колонке. Очевидно, вы с легкостью обнаружите, что можете без вся­ких колебаний восстановить в памяти всю закрытую от глаз колонку.

С тем же самым «организующим» феноменом вы сталкиваетесь, когда, читая или слушая, воспринимаете мысли и идеи. Вы машинально допускае­те, что идеи, появившиеся вместе одна за другой, связаны между собой. Затем вы пытаетесь навязать группе идей логическую модель этой связи. А эта логи­ческая модель всегда будет напоминать пирамиду. Потому что форма пирами­ды - единственная форма, которая позволяет вашему сознанию сделать следу­ющее:

  • остановиться на магическом числе семь,

  • выстроить логические связи.

* Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).


^ Магическое число семь

Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отре­зок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возмож­ностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.

Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу, чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»

«Как хочется винограда после этой рекламы, — говорит она, когда вы на­правляетесь к шкафу, чтобы надеть пальто. - Может быть, надо доку­пить молока». Вы достаете пальто из шкафа, а жена в это время прохо­дит на кухню.

«Дай-ка я посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Да, кстати, у нас закон­чились яйца. Так, посмотрим. Картошку надо купить». Вы надеваете пальто и подходите к двери.

«Морковь тоже! — кричит жена вдогонку. — Немного апельсинов...» Вы от­крываете дверь. «Масло». Вы спускаетесь с крыльца. «Яблоки». Вы садитесь в автомобиль. «И сметану». «Это все?» — спрашиваете вы и слышите в от­вет: «Да, дорогой!»

А теперь, не перечитывая этот возможный диалог, сможете ли вы вспом­нить, какие именно продукты просила купить вас жена? Большинство мужчин после такого разговора вернется домой с отчетом о скачках и виноградом.

Главная проблема, с которой вы столкнулись в примере, - как запомнить все нужное? Она напрямую связана с магическим числом семь. Эта фраза «магическое число семь» отчеканена Джорджем А. Миллером в эссе «Магичес­кое число семь, плюс или минус два». Именно в этом труде Миллер указывает на то, что разум может удерживать в кратковременной памяти не более семи предметов в один момент времени. Некоторые люди могут оперировать сра­зу девятью, в то время как другие -лишь пятью (я сама - увы, только пятью). Еще быстрее мы запоминаем три предмета, но, конечно же, легче всего нам запом­нить один.

Это означает следующее. Разум, имея дело с растущим количеством пред­метов или понятий, как только их число становится больше четырех или пяти, начинает объединять эти предметы в логические группы, категории, чтобы удер­жать их в памяти. В приведенном выше примере можно было бы легко объеди­нить продукты в категории по отделам супермаркета, в которых они прода­ются.

Чтобы убедиться в том, как эффективен такой прием, прочитайте список продуктов ниже, разбейте его на группы по отделам. Весьма вероятно, вы об­наружите, что, объединив продукты по отделам супермаркета, запомнили их все.

^ ВИНОГРАД АПЕЛЬСИНЫ

МОЛОКО МАСЛО

КАРТОФЕЛЬ ЯБЛОКИ

ЯЙЦА СМЕТАНА
МОРКОВЬ

Если вы постараетесь наглядно изобразить этот процесс, то увидите, как вы подсознательно создаете совокупность пирамидок из логически связанных предметов (продуктов).



^ Необходимо следовать логике

Чтобы распределить предметы или идеи на легко воспринимаемые группы, необходимо позаботиться о том, чтобы в этих группах они были логически объ­единены. Смысл разделения на группы заключается не в простом соединении де­вяти объектов в произвольные наборы из четырех, двух или трех. Произвольное объединение не даст ничего, потому что придется все так же запоминать девять предметов. Вы же хотите уйти от этого числа, подняться над ним, сократить его до трех, то есть до минимально возможного числа групп.

Правильное, обоснованное объединение в группы освободит вас от необ­ходимости запоминать каждый объект в отдельности. Вы запомните только три категории, в которые они входят. Вы начнете мыслить с более высокого уровня абстракции. Но этот более высокий уровень предполагает наличие подчинен­ного уровня объектов, который находится под ним. А поскольку взаимосвязь между объектами естественна, а не вымышлена, как в случае с упражнением об озере и сахаре, то ее гораздо легче сохранять в сознании.

Все процессы сознания (мышление, запоминание, решение проблем), не­сомненно, используют приемы разделения на группы и последующее суммиро­вание. Поэтому вся информация в персональном сознании могла бы быть пред­ставлена как один гигантский конгломерат, состоящий из связанных между собой пирамид.

Если вы задумаетесь о том, как донести до чьего-то личного сознания ваши соображения, вы сможете понять, что проблема заключается в создании своего рода новой пирамиды, дополняющей уже существующие в этом сознании.

И здесь мы подошли к реальной проблеме коммуникации. Полагаем, вы можете вполне отчетливо «представлять» структуру своего документа. Вы пред­ставляете, как и почему объекты объединены именно в эту конкретную структу­ру. Остается только передать свои соображения другому человеку в ясной форме. Передать ему ваше представление о принципах объединения объектов. Одна­ко вы не можете сообщить все и сразу. Но, как в примере с покупками по совету жены, вы будете вынуждены сообщать информацию последовательно: шаг за шагом, идея за идеей. Наиболее эффективный способ сделать это состоит в том, чтобы сначала представить категории объектов, а затем - сами объекты. То есть выстроить идеи в определенном порядке, а именно - сверху вниз.

^ От главного к группам. Порядок подачи идей: строим сверху вниз

Постоянный контроль над тем, как вы выстраиваете свои идеи и сужде­ния, - необходимое условие для того, чтобы писать ясно и понятно. Наиболее ясной последовательностью всегда будет та, в которой сначала подается общая идея, а затем частные.

Вы помните, что читатель (или слушатель) может воспринимать высказыва­ния последовательно и только по одному. Вы уже знаете о склонности читателя логически связывать те идеи, которые появляются парами. Если вы заранее не расскажете ему, на основании каких взаимоотношений между идеями вы логи­чески объединяете их, а просто подадите группы последовательно одну за дру­гой, он сделает это сам. Читатель будет автоматически выискивать сходство, поль­зуясь которым сможет сгруппировать идеи так, чтобы он мог объяснить самому себе значение вновь созданных логических групп.

К сожалению, мы все отличаемся друг от друга уровнем развития и легко­стью восприятия. Поэтому едва ли найдется читатель, который воспринимает фак­ты, как вы, и дает им ту же интерпретацию, что и вы, объединяя идеи в группы. Даже если вам повезет, и вы встретите такого читателя, не осложняйте его ра­боту. Не заставляйте его разбираться в небрежно поданной информации, вос­полнять пробелы, достраивать рассуждения и тратить силы на то, чтобы понять ваш документ.

Давайте посмотрим на примере, как сбивает с толку построение идей не свер­ху вниз, а в обратной последовательности. Представьте, что я присоединилась к вам, чтобы посидеть вместе в пабе за кружкой пива. И, между прочим, говорю:

«Была в Цюрихе на прошлой неделе... Вы наслышаны о том, какой это консервативный город... мы ходили в уличный ресторанчик на бизнес-ланч. Представьте себе, что за 15 минут я насчитала, кажется, 15 человек либо с усами, либо с бородой».

Я сообщила вам только кусочек информации. Естественно, не до конца по­нимая, к чему я веду, вы начинаете автоматически выискивать причины, по ко­торым я заговорила на эту тему. Иными словами, вы рассматриваете это выска­зывание как часть какой-то группы идей, еще не выраженных. Предполагаете возможную цель разговора, стараетесь приготовить ваше сознание к дальней­шему восприятию. Это ожидание будущей информации уменьшает глубину ана-

лиза уже воспринятых идеи, сокращает число сторон, с которых они рассмат­риваются. То есть вы заранее ищете объединяющую мысль и пытаетесь с ее помощью предвосхитить рассуждения в целом.

Так, вы можете предположить нечто такое: «Она хочет рассказать, насколь­ко демократичен Цюрих». Или такое: «Она собирается сравнить Цюрих с други­ми городами». Или даже такое: «Она зациклилась на бородах и усах». Безотно­сительно к тому, какова ваша реакция, главное - это то, что ваше сознание ждет следующей порции информации на ту же самую тему, которую оно выде­лило из первого высказывания. Замечая ваш озадаченный взгляд, я продолжаю говорить:

«Знаете, если заглянуть в любой офис в Нью-Йорке, то едва ли там най­дется хотя бы один мужчина без усов или бороды».

К чему я клоню теперь? Кажется, что я сравниваю не города, как тако­вые, а только те, в которых наша фирма имеет офисы. Еще, кажется, я рассуж­даю не только об усах и бородах, но и обо всех видах растительности на лице. «Возможно, — думаете вы, — она не одобряет новый стиль. А может быть, она собирается сравнить стили в разных офисах. А может быть, она удивлена толе­рантностью к новым веяниям, которая царит в консалтинговых фирмах». В лю­бом случае, вы бормочете что-то уклончивое в ответ. Я же, вдохновленная такой реакцией, добавляю еще порцию информации:

«А в Лондоне растительность на мужских лицах в моде уже по меньшей мере 10 лет».

«Есть, — догадываетесь вы, — наконец-то я понял, к чему она клонит. Она стремится провести ту мысль, что Лондон самый передовой город». И вы сооб­щаете мне о своей догадке. Абсолютно логичный вывод, но ошибочный: я хотела высказать совсем иную мысль. На самом деле я собиралась поделиться вот чем:

«Как быстро люди признали, что борода и усы бизнесу не помеха!

Это верно и в Цюрихе...

И в Нью-Йорке...

И конечно же в Лондоне...»

Из этого примера видно, насколько вы заплутали из-за того, что не были заданы рамки разговора. Если бы я заранее определила эти рамки, они помог­ли бы вам изначально установить единственно верную логическую связь меж­ду высказываниями.

Свободный до известной степени от какого-либо контроля со стороны, чи­татель вынужден выдумывать любую приемлемую для него структуру. Именно в этой воображаемой структуре он будет располагать и выстраивать последо­вательно поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Чтобы быть уве­ренными в том, что он поймет вас правильно, вы с самого начала должны задать рамки поиска. В противном случае он выстроит не ту взаимосвязь, о которой гово­рите вы. А в худшем — вообще не найдет никакой, то есть вы оба напрасно потратите время.

Вторую ситуацию - с отсутствующими и потому не найденными логичес­кими связями - иллюстрирует следующий пример. Постарайтесь вникнуть

в основные тезисы вступительных параграфов статьи о равной оплате труда жен­щин:

«Благодаря принципу равной оплаты женщины могут оказаться в худ­шем положении, чем раньше. То есть разрыв между средней оплатой труда мужчин и оплатой труда женщин может возрасти.

• Равная оплата труда означает равную оплату за тот же самый объем ра-
боты или равную оплату за равную ценность выполненной работы (для

работодателя).

• Использование подходов, указанных выше, означает:

дополнительный стимул работодателям к действиям в их собствен­ных интересах или снятие ограничений на работы, обычно выполня­емые мужчинами».

В этом параграфе вам преподносится, как минимум, пять идей, связь между кото­рыми практически неясна. И это несмотря на то, что автор статьи, судя по всему, начал с высшего уровня идей, начал «сверху вниз». Согласитесь, вы чувству­ете, как ваше сознание отчаянно цепляется за любую возможность найти связь между этими пятью идеями. Затем вы приходите к выводу об отсутствии взаи­мосвязей в параграфе вообще. И, наконец, с неудовольствием оставляете попытки выделить главную мысль. Добавьте к этому чрезмерно сильное интел­лектуальное напряжение.

Вы должны учитывать, что вне зависимости от интеллектуального уровня, читатель может использовать вполне определенный - отнюдь не бесконеч­ный — запас энергетических усилий. Часть этих усилий уходит на восприятие и интерпретацию отдельных высказываний. Еще часть - на установление взаи­мосвязи и отношений между идеями. А оставшиеся силы читатель потратит на осмысление целого.

Можно и нужно сэкономить на времени, которое тратит читатель на первые два этапа: восприятие и установление связи. Для этого подавайте свои идеи так, чтобы их можно было понять без особого интеллектуального напряжения. Упо­рядочьте свои соображения. Не вынуждайте мысли читателя метаться из на­чала в конец и из конца в начало в поисках логических связей. Это не просто плохой стиль или плохая манера. Это приводит к тому, что читатель отказыва­ется разбираться в документе, написанном вами.

Подведем итог: любой читатель, как правило, запоминает текст «сверху вниз». Он также легче воспринимает и осмысливает идеи, если они подаются сверху вниз - от общего к частному. Из всего этого следует, что самые ясные докумен­ты - те, где информация представляется в нисходящей пирамидальной структуре.

^ От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному

Если вы собираетесь группировать идеи, суммировать выводы и подавать информацию сверху вниз, от общего к частному, структура вашего документа будет напоминать схему, изображенную на рисунке 1.




Структура начинается с нижнего уровня: самых маленьких ячеек, предна­значенных для конкретных идей и соображений, формулируемых в отдельных высказываниях. Эти высказывания логически объединяются в параграфы, па­раграфы - в разделы, разделы - в документ, который и «выкатывает» на вер­шину единственную, главную мысль.

Если вы на мгновение задумаетесь о том, в какой последовательности вы развиваете и обдумываете идеи, то поймете, что на самом деле поднимаетесь снизу вверх. Когда вы пишете, вы постоянно восходите на более высокие уров­ни абстракции.

На самом низком уровне пирамиды вы группируете высказывания, каждое из которых содержит какую-то частную идею, в параграфы. Предположим, вы объединяете в одном параграфе шесть высказываний. Причина, по которой объединены эти шесть, а не другие, будет только одна, а именно: вы отчетливо понимаете логическую взаимосвязь между ними. И эта логическая взаимосвязь будет присутствовать всегда, так как без нее не выразить общую идею парагра­фа, эффективно суммирующую идеи отдельных высказываний. Не стоит, на­пример, объединять пять высказываний о финансах и одно - о теннисе, потому что будет трудно показать значимость и уместность каждого суждения. Вам будет трудно сформулировать одно суммирующее, подытоживающее смысл параг­рафа высказывание.

Формулируя общий смысл параграфа, вы поднимаетесь вверх на один уро­вень абстракции. Теперь вы можете воспринимать параграф как обобщенное высказывание, содержащее одну мысль, а не шесть. Это позволяет вам объ­единить в группы, скажем, три параграфа. Ведь каждый из них содержит одну-единственную мысль, пусть и на более высоком уровне абстракции, чем составляющие его отдельные высказывания. Основная причина, по которой вы объединяете в раздел эти, а не другие параграфы, заключается в следую­щем: вы видите логическую взаимосвязь именно этих параграфов. И без нее вы не сможете выразить единую общую идею раздела, эффективно суммирующую идеи отдельных параграфов.

Точно такой же процесс осмысления будет верным при объединении раз­делов, формирующих документ в целом. Вы соединяете три раздела вместе (каждый раздел состоит из группы параграфов, а параграф, в свою очередь, состоит из группы высказываний) только потому, что они необходимы, чтобы выразить единственную, главную идею всего документа. И эта идея суммирует идеи наших трех разделов.

Вы будете объединять блоки текста и суммировать идеи до тех пор, пока не учтете все логические взаимосвязи. Понятно, что вы остановитесь только тогда, когда каждый документ, который вы пишете, будет структурирован. То есть когда проведете и докажете ключевую мысль - единственно выведенную из окончательного объединения разделов и суммирующую их. Эта мысль будет и должна быть главной. Именно ее вы хотите утвердить, а все идеи, сгруппиро­ванные на уровнях ниже - встроенные вами должным образом в структуру, -будут объяснять, доказывать, защищать главную мысль во всех значимых дета­лях.

К счастью, вы сможете заранее определить, получается ли у вас четкая и при­емлемая структура. Надо лишь оценить, связываются ли ваши идеи таким спо­собом, который позволяет объединять их в пирамидальные группы.

Объединять идеи в группы нужно, руководствуясь следующими правилами:

  1. На каждом уровне пирамиды идеи всегда должны резюмировать идеи,
    объединенные уровнем ниже.

  1. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида.

  2. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены.

Теперь объясним, каким образом следует использовать правила «всегда должны»:

  1. ^ Идеи на каждом уровне пирамиды всегда должны резюмировать идеи,
    объединенные уровнем ниже.
    Первое правило основывается на том фак-­
    те, что главная операция в мышлении и в создании документа — это опе­-
    рация абстрагирования. Именно при ее помощи рождаются новые идеи из
    идей, сгруппированных уровнем ниже. Как мы видели в вышеприведен­-
    ных примерах, главная мысль параграфа — это результирующий вывод из
    высказываний, объединенных в этот параграф. Точно так же главная мысль
    раздела - это суммирующий вывод из параграфов и так далее. Однако,
    чтобы иметь возможность сделать вывод из ранее сгруппированных вы-­
    сказываний или параграфов, необходимо корректно объединить в группы
    эти идеи, высказывания и параграфы. Второе и третье правила - это и есть
    правила объединения в группы.

  2. ^ Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида. Если вы хотите
    подняться лишь на один уровень абстракции над объединенными в груп­-
    пу идеями, они должны быть логически одного вида. Например, вы мо­
    жете логически объединить яблоки и груши в категорию «фрукты». Эта
    категория будет лишь на один уровень абстракции выше. Точно так же
    вы можете объединить столы и стулья в категорию «мебель». Но что полу­
    чится, если вы опрометчиво попытаетесь сгруппировать яблоки и сту­
    лья? Вы не сможете воспользоваться ближайшим уровнем абстракции,
    поскольку он уже занят категориями «фрукты» и «мебель». Таким обра­
    зом, вам придется перейти на более высокий уровень. Придется вос­
    пользоваться размытыми категориями «предметы» или «неодушевлен­
    ные объекты». Но каждая из этих категорий слишком широка и потому
    не указывает на мгновенно постижимый средним разумом логический
    признак объединения.

Когда вы пишете, вы хотите излагать идеи, подразумеваемые логи­кой данной группы. Именно поэтому все объединяемые суждения и идеи должны принадлежать к одной и той же логической категории. Так, если первая идея - это причина какого-то действия, то вторая идея в этом параграфе или разделе также должна быть причиной для того же само­го действия. Если первая идея - это этап какого-то процесса, остальные идеи, принадлежащие этой группе, должны быть этапами того же само­го процесса. Если первая идея - это проблема в компании, другие тоже должны быть связаны с проблемами компании и так далее.

Вернейший способ убедиться, верно ли вы объединили идеи в груп­пу, - попробовать обобщить их. Для этого воспользуйтесь как ярлыком существительным во множественном числе или собирательным сущест­вительным. Вы обнаружите, что идеи, которые можно объединить, мож­но и назвать общими словами: рекомендации, причины, проблемы, из-

менения. Не существует каких-либо иных ограничений на объединение различных идей в группы. Помните только одно: это всегда и обязательно множество идей одного и того же вида и их можно обобщить одним существительным во множественном числе.

Как убедиться в том, что вы верно объединяете идеи в группы, будет объяснено во второй части книги, главах седьмой, восьмой и девятой.

3. ^ Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены. Други­ми словами, всегда должно существовать объяснение тому, почему вторая идея идет именно второй и не может быть ни первой, ни третьей. О том, как определить соответствующую очередность, подробно рассказано в гла­ве седьмой «Вопросы очередности подачи идей». Там говорится о том, что существует только четыре логических способа, с помощью которых упоря­дочивают набор идей:

  • дедуктивный (большая посылка, малая посылка, вывод),

  • хронологический (первое, второе, третье),

  • структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),

  • классификационно-сравнительный (первый по значимости предмет,
    второй по значимости предмет и т. д.).

Порядок, который вы выбираете, отражает аналитические процессы, исполь­зованные вами при объединении идей в группы. Если вы руководствовались де­дуктивными основаниями, идеи идут в порядке логических аргументов. Если использовали причинно-следственную связь, то в хронологическом порядке. Если высказывались о существующей структуре, то порядок диктуется именно ею. Если классифицировали, то - порядком значимости. Поскольку эти четыре вида — дедуктивные умозаключения, выявление причинно-следственных свя­зей, разделение целого на части и классификация - охватывают все возмож­ные виды аналитической деятельности, на которую способен разум, то и спосо­бов упорядочения любых идей существует только четыре.

Принципиально важно понимать, что еще до того, как вы начнете писать, необходимо выстроить свои идеи в форме пирамиды. Проверить, соответству­ет ли ваша пирамида правилам. Если вдруг какое-то из этих правил нарушено, значит, вы не точны в своих размышлениях или не развили и не обосновали свои идеи до конца. А возможно, что связали их таким образом, который поме­шает читателю найти вложенный в них первородный смысл. Найдя ошибки, вы сможете переработать идеи. Затем очистить свои суждения, выстроить структу­ру документа в соответствии с правилами. Это избавит вас от необходимости обширных изменений, переделок и переписывания документа в дальнейшем.

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПравила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004
Эти правила, вы ускорите процесс формулировки идей и свяжете их надлежащим образом. Эти смысловые правила таковы
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconНаша база в вк
Минто. "Золотые правила Гарварда и McKinsey. Принцип пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлениях"
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПравила делового разговора: Сформулируйте конкретные цели. Составьте план. Выберите время, удобное для вас и ваших собеседников, достаточное для разговора
Для обеспечения эффективности переговоров следует соблюдать определенные правила
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconВ новосибирске стартует «Английский бизнес-прорыв» 10 апреля начинает действие ii-ой сезон занятий делового английского языка «Английский бизнес-прорыв»
Новосибирска. Уникальный курс по повышению компетенций предпринимателей позволит расширить не только свои познания в области знаний...
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconСтроительные нормы и правила каменные и армокаменные конструкции снип ii-22-81* Москва 2004 снип ii-22-81*
СНип ii-22-81*. Каменные и армокаменные конструкции/Госстрой России. М.: Фгуп цпп, 2004
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПравила проведения и условия участия в конкурсе «Готовимся к школе» (далее «Правила») Общие положения
Юридический адрес: 119415, г. Москва, Проспект Вернадского, д. 37, корп. 3, Фактический (почтовый) адрес: 127422, г. Москва, ул....
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПравила проведения и условия участия в конкурсе «Добро пожаловать в Анимаззию» (далее «Правила») Общие положения
Юридический адрес: 119415, г. Москва, Проспект Вернадского, д. 37, корп. 3, Фактический (почтовый) адрес: 127422, г. Москва, ул....
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconАндрэ Моруа. Письма незнакомке
Перевод Я. Лесюка Из книги Моруа Андрэ. Байрон. Письма незнакомке. Открытое письмо молодому человеку о науке жить. Издательство "Олимп":...
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПравила секса «Правила секса»: Эксмо, Домино; М.; 2009; isbn 978-5-699-38158-6 Перевод: Дмитрий Симановский Даниил Рогулин Аннотация
Охватывает чувство, что весь мир вокруг меня начинает превращаться в номер «Вэнити фейр»
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПредмет и основные термины логики Понятие, суждение и умозаключение как формы мышления
Простой категорический силлогизм. Правила посылок, правила терминов и правила фигур
Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 iconПравила организации и проведения соревнований по дрифту г. Москва 2012г. Оглавление общие положения основные определения
Настоящие Правила являются основным нормативным документом для организации и проведения официальных соревнований по дрифту, проводимых...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы