Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України icon

Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України


Скачать 328.46 Kb.
НазваниеПро затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України
страница1/9
Размер328.46 Kb.
ТипДокументы
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Н А К А З

01.04.2010 N 18


Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Генеральної прокуратури N 27 від 28.02.2011 N 111 від 16.11.2011 )

З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації НАКАЗУЮ:

1. Затвердити і ввести в дію з 1 квітня 2010 року Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України, керівникам структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, міським, районним, міжрайонним, іншим прирівняним до них прокурорам забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції, а також організувати її вивчення прокурорсько-слідчими працівниками, державними службовцями та службовцями прокуратури.

3. Вважати такими, що втратили чинність, накази Генерального прокурора України від 28.12.2002 N 90 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", від 21.01.2004 N 9 та від 28.05.2008 N 28 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції покласти на управління документального забезпечення Головного управління забезпечення діяльності органів прокуратури Генеральної прокуратури України.

Наказ надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України для неухильного виконання і використання у роботі та ознайомити з ним працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України.

Виконувач обов'язків Генерального прокурора України С.Винокуров


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ виконувача обов'язків

Генерального прокурора

України

01.04.2010 N 18

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в органах прокуратури України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України складена з урахуванням основних положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення або надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури.

1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, тиражування, відправлення, контролю виконання документів, формування їх у справи, наглядові та контрольні провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях.

На процесуальні та фінансові документи Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції.

1.4. Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893.

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство, оформлення документів та ведення листування державною мовою.

Листування з дипломатичними установами, компетентними органами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій з питань міжнародного співробітництва, правової допомоги може здійснюватися як державною, так і відповідною мовою тієї чи іншої держави.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються у цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства (надалі - секретаріат).

1.8. Загальне керівництво роботою секретаріату здійснює один із керівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи секретаріату та контроль за станом діловодства в апараті прокуратури і підпорядкованих прокуратурах здійснює керівник секретаріату.

Керівник секретаріату в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у підпорядкованих прокуратурах вимог державних стандартів та цієї Інструкції щодо організації діловодних процесів, складання та оформлення документів;

- забезпечувати періодичну перевірку стану діловодства в апараті прокуратури та підпорядкованих прокуратурах;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення підрозділів секретаріату сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників секретаріату та структурних підрозділів з питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника секретаріату, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури.

1.11. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, прокуратурах районного рівня покладається на керівників цих підрозділів, прокурорів районного рівня.

1.12. Вимоги Інструкції обов'язкові для кожного працівника прокуратури. Керівник структурного підрозділу, прокурор районного рівня забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру у доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратури з дозволу керівників прокуратури та структурних підрозділів, у прокуратурах районного рівня - прокурора або його заступника.

1.14. Кожному громадянину на його прохання можуть бути надані для ознайомлення у приміщеннях прокуратури документи та матеріали, які зачіпають його права і свободи, у тій мірі, в якій це не суперечить вимогам дотримання державної або іншої, що охороняється законом, таємниці, законним інтересам інших осіб.

Рішення (у письмовій формі) щодо надання громадянину документів для ознайомлення приймають керівники прокуратури та структурного підрозділу. Працівник прокуратури, який ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.

У разі відмови у задоволенні прохання громадянину надається роз'яснення з посиланням на статті закону, нормативно-правового акту, що обмежують його право на ознайомлення.

1.15. Не підлягають наданню для ознайомлення за інформаційними запитами документи, які містять у собі:

- інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;

- конфіденційну інформацію;

- інформацію про оперативну і слідчу роботу органів прокуратури;

- інформацію, що стосується особистого життя громадян;

- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, листування між підрозділами та ін.), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності прокуратури, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

- інформацію, що не підлягає розголошенню згідно з іншими законодавчими або нормативними актами.

1.16. У разі звільнення або тимчасової відсутності прокурорсько-слідчого працівника (відпустка, відрядження і т.ін.) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, прокурора районного рівня іншому виконавцю через секретаріат або канцелярію.

Під час зміни керівника секретаріату всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в очолюваному підрозділі, передаються новопризначеній особі згідно з актом, який в апаратах затверджується керівництвом прокуратури, в прокуратурах районного рівня - керівником.

При зміні керівника прокуратури приймання-передавання справ здійснюється відповідно до Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури при звільненні та призначенні прокурорів, затвердженого наказом Генерального прокурора України від 10 червня 1999 року N 19.

1.17. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, а також незаконний доступ до них тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2. Організація документообігу

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками секретаріату.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня.

Термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у прокуратурах районного рівня - безпосередньо за їх надходженням.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії під особистий підпис з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках.

Передавання внутрішніх документів з підрозділу у підрозділ (у разі розташування структурних підрозділів у різних адміністративних будівлях) здійснюється через секретаріат (підрозділ з реєстрації вхідної кореспонденції).

2.4. Передавання документів з одного підрозділу до іншого здійснюється через працівника канцелярії за резолюцією керівництва структурного підрозділу, а в суперечних випадках - згідно з вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований рапорт виконавця погоджений керівником підрозділу. Крім зазначеного, на рапорті повинно бути клопотання керівника самостійного структурного підрозділу перед керівником іншого структурного підрозділу щодо подальшого розгляду документів.

2.5. Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування під розписку з відміткою на карточці обліку руху наглядового провадження (додаток 3) з дозволу керівника підрозділу.

2.6. Звернення, матеріали, справи та наглядові провадження для постійного користування передаються через секретаріат (алфавітну картотеку) з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та відповідної реєстрації (обліку) у секретаріаті, канцелярії.

2.8. Працівники прокуратури, до яких надійшов документ без відповідних відміток щодо надходження, реєстрації, інше, повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такий документ у відповідний підрозділ (працівнику) секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Всі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються за підписом одного з керівників прокуратури, що відповідає за організацію роботи з кадрами, або керівника кадрового підрозділу за індексом (вихідним номером) кадрового підрозділу.

Працювати з матеріалами особових справ мають право лише керівники прокуратури, структурних підрозділів та працівники кадрових підрозділів прокуратури.

Особові справи видаються під особистий підпис у відповідних облікових формах.

2.11. Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомились з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (листі про ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який розкриває конверти та передає до секретаріату для подальшої реєстрації у загальному порядку. Термінові документи передає на розгляд керівництву з одночасним повідомленням (можливим наданням копії документів) секретаріату про їх надходження та кому переданий на розгляд.

3.3. Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Наказу МОЗ від 17.02.2003 р. N 67 ДСК "Про порядок прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень".

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису заявника. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису заявника працівником секретаріату зазначається кількість аркушів додатку, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи працівники секретаріату повертають до поштового відділення або надсилають за призначенням, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. В органах прокуратури приймаються звернення, які надійшли поштою, передані на особистому прийомі, вилучені із скриньки і оформлені відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян".

3.9. Письмове звернення, оформлене без додержання вимог ст. 5 Закону України "Про звернення громадян", реєструється у загальному порядку і повертається заявникові працівником підрозділу з розгляду звернень з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження (реєстрації).

3.10. У кожній прокуратурі повинна бути скринька "Для скарг і заяв", яка у прокуратурах вищого рівня розміщується в приймальні громадян, у прокуратурах районного рівня - у доступному для громадян місці.

Кореспонденція із скриньки вилучається щодня, на зверненнях проставляється штамп з відміткою "Із скриньки" та зазначається дата вилучення, після чого вони передаються для реєстрації та розгляду.

3.11. Звернення громадян або юридичних осіб, інші документи, отримані працівниками прокуратури на особистому прийомі, підлягають реєстрації та розгляду в загальному порядку не пізніше наступного робочого дня з відміткою про час і місце отримання документів.

На вимогу громадянина, який подав звернення у встановленому вище порядку, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

( Пункт 3.11 доповнено абзацом згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 27 від 28.02.2011 )

3.12. Забороняється працівникам секретаріату отримувати скарги, звернення або заяви безпосередньо від громадян або юридичних осіб.

3.13. Звернення, які надійшли до органів прокуратури факсимільним зв'язком або електронною поштою, реєстрації та розгляду не підлягають.

3.14. Анонімне звернення (без зазначення прізвища, ім'я по батькові або місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство) може бути залишено без розгляду. У такому разі воно підшивається до справи з відміткою прокурорсько-слідчого працівника "До справи N". Якщо у такому зверненні міститься інформація про злочин або про осіб, причетних до злочину, воно надсилається до відповідних правоохоронних органів.

3.15. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- у разі розбіжностей адреси, зазначеної на конверті та на зверненні.

Інші конверти за зверненнями громадян та юридичних осіб знищуються після розгляду.

3.16. Попередній розгляд документів

3.16.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.16.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.16.3. Кореспонденція сортується на:

- звернення Президента України;

- звернення органів державної влади та управління;

- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- кримінальні справи;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;

- відомче листування;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.16.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

3.16.5. Керівництву Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня документи подаються на розгляд секретаріатом згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між ними.

Прокурору районного рівня на розгляд передається вся вхідна кореспонденція.

4. Реєстрація документів

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені із скриньки, а також відомча кореспонденція, в тому числі яка надійшла факсимільним зв'язком.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп повинен містити найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (визначені у п. 4.1.6. Інструкції) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються документи особливого контролю, доручення Президента України, керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, а також звернення з особистого прийому. Кореспонденція, яка вилучена із скриньки "Для скарг і заяв", реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів, з додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 09-12вн-10.

4.1.5. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), кримінальних справ, матеріалів дослідчої перевірки, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних справ, направлених для затвердження обвинувального висновку (додаток 9), документів з грифом "Для службового користування" (за формою встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію).
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПро затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України
З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації наказую
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України icon3. Організація роботи в органах прокуратури > Мета і завдання організації роботи та діяльності прокуратури
Міські, районні прокуратури займають особливе місце в системі органів прокуратури України. Це основна ланка прокурорської системи,...
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПро затвердження Інструкції із санітарно-протиепідемічного режиму аптечних закладів
Ня санітарно-протиепідемічного режиму аптечних закладів усіх форм власності з урахуванням сучасного стану та динаміки розвитку фармацевтичного...
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПрокуратура України ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ
З метою визначення основних засад організації та діяльності єдиної системи органів прокуратури України щодо виконання покладених...
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПро затвердження вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги
Відповідно до частини четвертої статті 8 Закону України “Про адміністративні послуги” Кабінет Міністрів України постановляє
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconЗвіт про проходження практики. В слідчому відділенні в період з 18. 07. 2011р по 30. 07. 2011 р курсантом 3-го курсу факультету підготовки фахівців для підрозділів слідства та дізнання Харківського національного
Про затвердження типового положення про проходження практики курсантами вищих закладів освіти мвс україни та розпорядження заступника...
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconЗвіт проходження виробничої практики студентки 4 курсу 16 групи Інституту підготовки кадрів для органів прокуратури України Національного університету «Юридична академія України імені Ярослава Мудрого»
Під час проходження практики у прокурора Світловодської міжрайонної прокуратури юриста 1 класу Христенка О. В
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПро затвердження Державного стандарту початкової загальної освіти Відповідно до статті 31 Закону України " " Кабінет Міністрів України постановляє: Затвердити Державний стандарт початкової загальної освіти, що додається.
Відповідно до статті 31 Закону України "Про загальну середню освіту" Кабінет Міністрів України постановляє
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПрограма про порядок організації та проходження практики студентами Інституту підготовки кадрів для органів прокуратури України Національного університету «Юридична академія України імені Ярослава Мудрого»
України Національного університету «Юридична академія України імені Ярослава Мудрого»
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПро затвердження Положення про Міністерство внутрішніх справ Указ Президента України №383/2011 від 6 квітня 2011 року Вступ
Загальний розрахунок годин лекцій, практичних (семінарських) занять та самостійної роботи
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України iconПро затвердження Переліків отруйних та сильнодіючих лікарських засобів
...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы