Тема 14. Складання номенклатур і формування справ icon

Тема 14. Складання номенклатур і формування справ


Скачать 54.09 Kb.
НазваниеТема 14. Складання номенклатур і формування справ
Размер54.09 Kb.
ТипДокументы

Тема 14. Складання номенклатур і формування справ

План

  1. Номенклатура справ як схема розподілу і формування виконаних документів.

  2. Номенклатура справ структурного підрозділу.

  3. Зведена номенклатура справ установи.

  4. «Перелік типових документів» як основний нормативний документ для визначення термінів зберігання документів.

  5. Формування справ.

  6. Оперативне зберігання документів.



1. Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання. Назва справи, включеної в номенклатуру, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком. В міру виконання документи розкладаються тільки в ті справи, які заздалегідь для них намічені номенклатурою справ. Отже, місце кожного документа заздалегідь визначено, і пошук його, якщо номенклатура складена правильно, не буде викликати ускладнень. Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом, та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду. Номенклатура може бути індивідуальною, примірною і типовою. Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної установи (структурного підрозділу). Примірні і типові номенклатури справ складаються для однорідних за характером діяльності установ з метою уніфікації групування типових для цих установ документів, уніфікації заголовків справ і встановлення для них єдиних термінів зберігання. Примірні і типові номенклатури справ розробляються вищестоящими установами (міністерствами, комітетами, іншими відомствами), що мають мережу підвідомчих організацій, узгоджуються з архівними установами і є основою для складання індивідуальних номенклатур у тих організаціях, для яких вони призначені. Примірні номенклатури справ мають рекомендаційний характер, типові номенклатури справ - обов’язковий. При складанні індивідуальних номенклатур справ на основі типових і примірних номенклатур повинна бути врахована специфіка формування справ конкретної установи.    Крім того, розрізняють номенклатуру справ структурного підрозділу і зведену. Зведена номенклатура справ відображає документи всієї установи і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

2. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі (секретарем), із залученням фахівців, які добре знають роботу своїх структурних підрозділів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Керівник структурного підрозділу і фахівці намічають коло питань, якими буде займатися структурний підрозділ протягом року, і категорії документів, у яких ця діяльність знайде відображення, уточнюють терміни зберігання окремих груп документів. Працівники служби діловодства (або секретар установи) і керівник архіву установи здійснюють організаційно-методичне керівництво цією роботою (редагують заголовки справ, оформляють номенклатуру). Вимоги до номенклатури. Перша вимога до номенклатури - охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію, а також ту, що одержана ззовні. Не підлягають включенню в номенклатуру друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо. Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової номенклатури справ найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової номенклатур справ, то деякі справи, передбачені в них, можуть бути розділені на дві чи три справи, що звичайно обумовлено специфікою роботи чи пов’язано з обсягом документації, що утворюється, за тими чи іншими питаннями.   При складанні номенклатури справ використовують положення і статути про установу, організацію, підприємство та їх структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.   Робота зі складання номенклатури повинна бути довершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію. Номенклатура справ включає такі графи: Перша графа - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад, 03-12 означає, що 03 - це індекс структурного підрозділу (наприклад – юридичний відділ), 12 - порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.   Друга графа - заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст заголовка уточнюється даними щодо питання (про що документи справи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність документів справи.    У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) щодо стану забезпечення охорони власності підприємства». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань комісії з аналізу і зменшенню непродуктивних витрат» за 2011 рік». У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) й інших справ, які містять документи, пов’язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін «справа», наприклад: особова справа. Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У заголовках справ з листуванням обов’язково вказується кореспондент, і з якого питання воно ведеться. Назва установи - автора в заголовках з листуванням не вказується.    У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються. Приклад: «Листування про організацію семінару діловодного персоналу з обміну досвідом». У заголовках справ, які містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи. При групуванні в справу статистичних форм у заголовку вказується назва форми, її номер або умовне позначення (шифр). Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретній справи. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі стабільного порядку їх розташування. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення); далі група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів); потім організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції); далі - планово-звітна документація і листування, наприкінці - обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки). В середині кожної з цих груп документи розміщуються за ступенем їх важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім довгострокового, і наприкінці тимчасового строку зберігання. В планово-звітній групі також іде розташування заголовків за ступенем їх важливості. Третя графа - кількість справ, томів, частин. Ця графа заповнюється наприкінці року. Четверта графа - строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.    В залежності від практичної і наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання - постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років). Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією) організації за узгодженням з експертно-перевірною комісією державного архіву (для організацій, що передають свої документи на держзберігання).   П’ята графа - примітка. У цій графі номенклатури робляться позначки про перехідні справи, про заведення і внесення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів організації чи інші установи для їх продовження.   Наприкінці року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому відзначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис підписується особою, відповідальною за діловодство (секретарем) структурного підрозділу. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з який обов’язково проставляється гриф погодження з експертною комісією і керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).    Номенклатури справ структурних підрозділів після їхнього розгляду й аналізу зводяться службою діловодства чи секретарем установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

3. Під час розроблення зведеної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. Принцип побудови зведеної номенклатури справ може бути структурним або функціональним. Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів, наприклад: «Канцелярія, плановий відділ, виробничо-технологічний відділ, відділ маркетингу і збуту продукції тощо». При цьому першим розділом номенклатури справ завжди зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат), потім структурні підрозділи у відповідності зі штатним розписом установи. Після структурних підрозділів у порядку значимості включаються органи і підрозділи установи, що діють на громадських засадах (комітети, комісії, ради) і громадські організації установи (наприклад, профспілкова) Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямками діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямків діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб’єктах господарської діяльності недержавної власності. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ, побудованої за функціональною ознакою, відображають функції, напрямки діяльності і розміщуються в номенклатурі за ступенем їх важливості. До зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що фактично заведені у діловодстві і відображають усі документовані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи. До зведеної номенклатури включаються також не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їхнього продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ.   Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року, або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), вносяться у зведену номенклатуру справ кожного року впродовж усього терміну їхнього рішення чи ведення. У зведеній номенклатурі справ установи може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом «Для службового користування», якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним грифом. Зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи  після чого затверджується керівником установи. Підприємства, установи й організації недержавної форми власності на підставі статті 32 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» повинні протягом року з дня їх реєстрації погодити свою номенклатуру справ з відповідним державним архівом. Наприкінці року зведена номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи (секретар установи). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву установи (особі, відповідальній за архів). Зведена номенклатура справ державної установи складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом чи вищим органом (якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду). Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства установи. Другий передається в архів установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Третій надсилається відповідному державному архіву або вищому органу, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ. Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами установи. Організації недержавних форм власності можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного розподілу у двох.  Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядаються й уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються, затверджуються керівником установи (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.  Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню й погодженню з відповідним державним архівом чи вищим органом один раз на п’ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі, функціях і характері роботи установи, зміні форми власності.


4. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (надалі - Перелік) є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів. Цей Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності документів та формування НАФ. Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації) в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств. Склад документів і терміни їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових номенклатур справ, затверджених Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів) та іншими центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання від районних, міських, сільських установ і організацій повидового вибіркового прийому (Київ, 1987), Переліків видів статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання у держархіви областей, мм.Києва та Севастополя, держрайміськархіви (Київ, 1989). Перелік призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності. Для полегшення роботи з визначення термінів зберігання документів у Перелік включено також деякі види документів нетипового характеру. Перелік має на меті збереженість, організацію і забезпечення якісного поповнення складу НАФ. Перелік використовується при формуванні справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практиці роботи експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) організацій. Перелік побудовано за функціональним принципом і включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності фондоутворювачів, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа N 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа (графа N 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий термін зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються найменування всіх видів документів, включених у статтю. Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій. До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, що мають культурну цінність і підлягають внесенню до складу НАФ. Терміни зберігання документів для організацій подаються в 3-й графі Переліку. Перша група включає організації - джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому (список N 1). Друга група включає організації допоміжного й обслуговувального характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять (список N 2). Терміни зберігання документів цих організацій подаються в 4-й графі Перелік. При визначенні термінів зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ для внесення до складу НАФ або знищення тільки за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускаються. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються копії відповідних документів, які мають юридичну силу. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується надходження в державні архівні установи дублетних документів. Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує. Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації - автора документа. Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ надходить від органів державної статистики, а відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до однієї державної архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих органів. З метою забезпечення збереженості найбільш цінних документів та їх широкого використання допускається певна дублетність документів при їх надходженні на зберігання в різні державні архівні установи. Так, підлягають внесенню до складу НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій. Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним установам надається право самостійно розв'язувати питання ліквідації їх дублетності. Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що для внесення до складу НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів, проблем, науково-технічна документація з яких має культурну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 1998 р., починається з 1 січня 1999 р. Терміни зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту. Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями. Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має термін зберігання "постійно" або позначку "ЕПК", за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності, вноситься до складу НАФ, або знищується після її практичного використання. Терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Підвищення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють терміни зберігання документів. Примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер. В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, терміни зберігання яких відрізняються від указаних у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації. Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва", "Після введення об'єкта в експлуатацію" тощо вказують, що обчислення терміну, вказаного в 3-й та 4-й графах Переліку, здійснюється з указаного моменту. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів і їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

^ 5. Під формуванням справ мається на увазі віднесення документів до визначеної справи і систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ. Формують та зберігають справи в структурних підрозділах за місцем складання документів. Розпорядчі документи, листування та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають в секретаріаті керівництва або в канцелярії. В невеликих суб'єктах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих суб'єктах в структурних підрозділах виділяються особи, відповідальні за зберігання документів і формування їх у справи. На кожну названу в номенклатурі справу до початку року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи крім заголовка вказується назва суб'єкта, структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного збереження вказується "Зберігати постійно"). Під час виконання документи розкладаються секретарем або особою, відповідальною за цю роботу в структурному підрозділі, тільки в ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивання документів у справу потрібно робити в той же день до кінця робочого дня. Опрацьовані документи повинні мати відмітку про виконання. Якщо з'явились документи, справа для яких не передбачена номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів використовують папки-швидкозшивачі або більш зручні папки-реєстратори.
Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки і численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції та інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30-40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи. Документи формуються в справу за один календарний рік.
Винятки становлять справи, які продовжуються й наступного року, судові й особові справи, які формуються впродовж всього періоду роботи особи в суб'єкті, документи виборних органів і постійних комісій, депутатських груп, які формуються за період їх скликання. В навчальних закладах справи формуються за навчальними роками, в театрах - за театральними сезонами. Свою специфіку має формування історій хвороб, справ на рукописи та фільми та ін. В справу документ підшивається з усіма доповненнями, які виникли в процесі вирішення питання. В тих випадках, коли додатки надходять постійно і мають великі обсяги, вони можуть формуватися в окремі справи, наприклад: протоколи засідань колегії за 2003 рік одна справа, а довідки, доповіді, висновки, проекти рішень до протоколів засідань колегії — наступна справа. Планова і звітна документація незалежно від часу її складання підшивається в справу того року, якого вона стосується, наприклад, звіт за 2002 рік, складений у 2003 році, підшивається в справу 2002 року, і навпаки, план на 2002 рік, який складений ще в 2001 році, розміщується у справу 2002 року.
В справу документи підшиваються в хронологічній послідовності. Це означає, що документи розміщують в послідовності вирішення питання, причому в листуванні документ-відповідь повинен бути підшитим за документом-запитом. Хронологія, таким чином, зберігається за ініціативними документами. Розпорядчі документи-накази, розпорядження, ухвали підшиваються чітко за хронологією. Допустима алфавітна систематизація однорідних документів усередині справ, коли використовуються прізвища авторів, назви суб'єктів, кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць та ін. Документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо), групуються в нумераційному порядку. Справи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян формуються окремо від загального листування.

6. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у канцелярії). З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.


Похожие:

Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconТема 14. Складання номенклатур і формування справ
«Перелік типових документів» як основний нормативний документ для визначення термінів зберігання документів
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconКурсового проекту
Відкриття аналітичних рахунків. 5 Розрахунки до господарських операцій. 6 Складання журналу реєстрації господарських операцій. 7...
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ україни харківський національний університет внутрішніх справ Факультет права та масових комунікацій Кафедра кримінально-правових дисциплін затверджую
Тема: Кримінально-правова характеристика злочинів в у сфері банкрутства та обслуговування споживачів
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ україни харківський національний університет внутрішніх справ Факультет права та масових комунікацій Кафедра кримінально-правових дисциплін затверджую
Тема: Злочини у сфері використання фінансових ресурсів та обігу цінних паперів та приватизації державного та комунального майна
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ україни харківський національний університет внутрішніх справ Факультет права та масових комунікацій Кафедра кримінально-правових дисциплін затверджую
Тема: Кримінально-правова характеристика злочинів в сфері підприємництва, конкурентних відносин та іншої діяльності господарюючих...
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМакет формування балансу
Реформування бухгалтерського обліку в Україні відповідно до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку ставить на порядок денний...
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ україни харківський національний університет внутрішніх справ факультет з підготовки фахівців міліції громадської безпеки Кафедра адміністративної діяльності органів внутрішніх справ
Програма навчальної практики та методичні рекомендації для курсантів 3 курсів Харківського національного університету внутрішніх...
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ україни харківський національний університет внутрішніх справ Факультет права та масових комунікацій Кафедра кримінально-правових дисциплін затверджую
Тема: Кримінально-правова характеристика злочинів в сфері кредитно-фінансової, банківської та бюджетної систем України
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ україни харківський національний університет внутрішніх справ Навчально-науковий інститут підготовки фахівців кримінальної міліції
Рекомендовано Методичною радою Харківського національного університету внутрішніх справ (протокол № від )
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconМіністерство внутрішніх справ України Харківський національний університет внутрішніх справ Кафедра конституційного та міжнародного права навчально-методичний комплекс з дисципліни “Міжнародне право”
Овс харківського національного університету внутрішніх справ, професор, д ю н., О. П. Рябченко
Тема 14. Складання номенклатур і формування справ iconТема 7: сучасні освітні технології як засіб формування особистісно зорієнтованих взаємин між викладачем І студентами план
Тема 7: сучасні освітні технології як засіб формування особистісно зорієнтованих взаємин між викладачем І студентами
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Документы


При копировании материала укажите ссылку ©ignorik.ru 2015

контакты
Документы